Prüfungen im Einkauf (Purchase-to-Pay)

Was bedeutet Purchase-to-Pay?

Der Einkaufsprozess (Purchase-to-Pay) besteht aus vielen Arbeitsschritten: Eine Bestellung bzw. Bestellposition wird angelegt, die Bestellung wird freigegeben und versendet. Im nächsten Schritt kommt die Ware an, der Wareneingang wird erfasst, die Rechnung trifft ein, wird erfasst und letztlich ausgeglichen.

Diese Arbeitsschritte werden von unterschiedlichen Personen im Unternehmen durchgeführt und finden nicht selten abteilungsübergreifend statt.


Risiken im digitalen Einkaufsprozess erfordern Prüfungen

Viele dieser Arbeitsschritte laufen IT-gestützt ab und hinterlassen damit so genannte „digitale Spuren“. Diese sind im gesamten IT-System verstreut, wodurch der Prozess einer Bestellung nur schwer komplett nachvollzogen werden kann. Damit birgt der Prozess viele Risiken für die Verantwortlichen und das Management. Zudem können Betrug, Manipulationen, Fehler und Ineffizienzen zu hohen und unerwünschten Geldabflüssen sowie Vermögensverlusten führen.

Die standardisierte und regelmäßige Prüfung des Einkaufs ist daher eine notwendige Maßnahme, um die Unternehmensprozesse zu festigen und auf Abweichungen schnell reagieren zu können.


Herausforderungen bei der Prüfung des Einkaufs

Durch die vielen Einzelschritte und –stationen im Einkaufsprozess sind die Ansatzpunkte für die Prüfung weit verstreut. Zum einen müssen bekannte Sachverhalte bzw. Risiken standardisiert geprüft werden. Darunter fallen beispielsweise Änderungen der Bankverbindung eines Lieferanten sowie Doppelzahlungen.

Zum anderen gibt es Prozesse, die kontinuierlich zu überwachen sind: Prüfer im Unternehmen sollten z. B. kontrollieren, ob Freigaben eingehalten wurden oder ob es ungewöhnlich hohe oder niedrige Durchlaufzeiten sowie Stornos von Wareneingang oder Rechnungseingang gab.


Webinare zu Prüfungen im Einkauf

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Downloads zu Prüfungen im Einkauf


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