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SmartSync
SmartSync: Zusammenarbeit im Team leicht gemacht!
Die Digitalisierung der Abschlussprüfung und die damit verbundene elektronische Verwaltung der Arbeitspapiere sind keine Visionen der Zukunft mehr – sie sind in vielen Fällen bereits heute Prüferalltag. SmartSync unterstützt diese Entwicklung: Als ideale Erweiterung zu AuditSolutions stellt die Software sicher, dass allen Beteiligten immer der aktuelle Stand der Mandantendatei zur Verfügung steht und ermöglicht dadurch eine optimale Zusammenarbeit im Team.
An wen richtet sich SmartSync?
SmartSync richtet sich an alle Anwender von AuditSolutions, die ihre Zusammenarbeit im Team verbessern und ortsunabhängig arbeiten wollen.
Die Vorteile im Überblick:
- Arbeiten in Echtzeit: Alle Teammitglieder arbeiten in einer lokalen Kopie derselben Mandantendatei – und das in Echtzeit.
- Automatische Synchronisierung im Hintergrund: Die automatische Synchronisierung erfolgt zeit- und ressourcenschonend im Hintergrund. Es werden lediglich die einzelnen Änderungen synchronisiert, nicht die komplette Datenbank oder das gesamte Dokument. Dabei reicht auch eine geringe Bandbreite für die Synchronisierung. Auch die Notwendigkeit für einen VPN-Zugang entfällt. Bei Bedarf kann die automatische Synchronisierung deaktiviert werden.
- Automatische Auflösung von Synchronisierungskonflikten: Sie arbeiten zeitweise offline? Kein Problem: Synchronisierungskonflikte können automatisch oder manuell aufgelöst werden, sobald Sie wieder online sind.
- Arbeiten auch außerhalb des Büros und offline: SmartSync macht Sie von Ihrem Arbeitsplatz unabhängig. Auch offline ist eine Bearbeitung von Dokumenten möglich. Die Änderungen werden synchronisiert, sobald Sie das nächste Mal online gehen.
- Kein Check-in und Check-out von Dokumenten: Das umständliche Ein- und Auschecken von Dokumenten entfällt. Das erhöht die zeitliche Flexibilität: Kein Teammitglied muss darauf warten, bis ein anderes das Dokument wieder eincheckt.
- Synchronisierung zwischen Team-Mitgliedern (SmartSync Peer-to-Peer): Normalerweise verlangt eine Synchronisierung gemeinsamer Dateien den Zugriff auf einen zentralen Dateiserver. In vielen Fällen ist ein solcher Zugang – z. B. bei der Arbeit außerhalb vom Büro – nicht möglich. In diesen Fällen erlaubt SmartSync auch eine Peer-to-Peer-Synchronisation vor Ort.
- Keine Änderungen an Prüfungsorganisation und IT-Umgebung: Beim Einsatz von SmartSync im Peer-to-Peer-Netzwerk sind keine Änderungen an der IT-Systemumgebung (z. B. Einsatz von Switches) sowie beim Vorgehen der Prüfer bei Mandanten vor Ort erforderlich.
- Einsparpotenzial: In der Vergangenheit wurden für Prüfungsteams häufig separate Laptops oder WTS-Server für die Vor-Ort-Prüfung beim Mandanten angeschafft. Dies ist mit SmartSync nicht mehr erforderlich.
Wie funktioniert SmartSync im Detail?
Mit SmartSync können Änderungen in Mandantendateien sowohl Peer-to-Peer als auch über SmartSync Server in CaseWare Cloud synchronisiert werden.
Zum Hintergrund: In einem Peer-to-Peer-Netzwerk sind alle Rechner über einen Hub oder Switch direkt miteinander verbunden. Jeder Computer kann sowohl Server als auch Client sein, d. h. er kann entweder anderen Computern Dienste zur Verfügung stellen oder diese in Anspruch nehmen.
Im Client-Server-Betrieb greifen alle Computer (Clients) auf die vom Server zur Verfügung gestellten Dienste zu.
Was ist SmartSync Peer-to-Peer?
- SmartSync Peer-to-Peer erlaubt die Synchronisierung zwischen Client PCs oder einem Fileserver, z.B. im Büro oder vor Ort beim Mandanten.
- Es ist keine Server-Software oder Konfiguration erforderlich.
- Die PCs müssen sich im gleichen Netzwerk befinden, bei Remote-Zugriff ist eine VPN-Verbindung erforderlich.
- Die Funktionalität zur Synchronisierung wird durch den Client bereitgestellt.
Was ist SmartSync Server in CaseWare Cloud?
- SmartSync Server synchronisiert Client PCs über einen zentralen Server über CaseWare Cloud.
- Die Synchronisierung zwischen Client PCs kann über Internet auch ohne VPN-Verbindung erfolgen.
- SmartSync Server vereinfacht das dezentrale Arbeiten in Mandantendateien (z. B. in verschiedenen Niederlassungen).
- Zuverlässige Synchronisierung: SmartSync Server überwacht und validiert die Synchronisierung. Zusätzlich kann eine abgebrochene Synchronisierung wieder aufgenommen werden.
- SmartSync unterstützt optimal die geringeren Bandbreiten mobiler Datennetzwerke:
- Optimierung des Datenverkehrs: Es werden nur die einzelnen Änderungen synchronisiert und nicht die gesamte Datenbank bzw. das gesamte Dokument.
- Push vs. Pull für die Änderungen: Sind die PCs online, erfolgt die Synchronisierung automatisch im Hintergrund.
Eine detaillierte technische Erläuterung zur Funktionsweise von SmartSync und SmartSync Server finden Sie auf unserem Support-Portal.
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