Tax Compliance Management

Geschäftsführer und Vorstände sind nach den Steuergesetzen unmittelbar für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten des Unternehmens verantwortlich. Sie haben Maßnahmen im Bereich der Aufbauorganisation (Zuständigkeiten) und Ablauforganisation (Unternehmensprozesse) zu treffen, eine geeignete IT-Unterstützung einzurichten und für eine effiziente Überwachung zu sorgen, um die Einhaltung der Tax Compliance zu gewährleisten (Tax Compliance Management).

Die Verantwortlichen müssen über Umfang, Intensität und Reichweite des Tax Compliance Management entscheiden, bei diesen Überlegungen ist die Größe des Unternehmens und die Vielfalt und Komplexität der Geschäftsprozesse zu berücksichtigen, aber auch Risikoaffinität und der einzukalkulierende Aufwand für diese Maßnahmen werden eine Rolle spielen.


Rahmenbedingungen des Tax Compliance Management

Häufig die erste Frage in der Praxis ist die nach der unternehmensinternen Zuständigkeit für das Tax Compliance Management. Zwar kann sich die Geschäftsleitung ihrer gesetzlichen Verantwortung für die Erfüllung steuerlichen Pflichten nicht völlig entziehen, durch eine ordnungsgemäße Delegation dieser Aufgaben auf eine geeignete Person, z. B. den Leiter der Steuerabteilung, verbunden mit entsprechenden Überwachungsmaßnahmen, können die Personen der Geschäftsleitung für sich selbst die Gefahr der persönlichen Inanspruchnahme wegen einer Aufsichtspflichtverletzung aber abwehren (§ 130 OWiG).

Weitere Voraussetzung für ein Tax Compliance Management ist die Aufnahme und Beschreibung der steuerlich relevanten Prozesse. Dabei sind auf der einen Seite die Steuerfunktionen (Steuerermittlung, gesonderte Aufzeichnungen) in den Kernprozessen, insbesondere Beschaffung und Vertrieb, zu betrachten, andererseits die sekundären Prozesse wie der Buchführungs-, Jahresabschluss- und Steuererklärungsprozess.

Auch die Schaffung einer Kontrollumgebung gehört zu den Rahmenbedingungen für ein Tax Compliance Management. Vielfach die wichtigste Maßnahme ist dabei die Verankerung eines Bewusstseins für steuerliche Risiken. Dies betrifft sowohl die, sich mit Steuern befassten Personen (Steuerabteilung, Rechnungswesen usw.) als auch – im besonderen Maße -  alle Prozessbeteiligten, denen die Steuerrelevanz ihrer Entscheidungen weniger bewusst ist (Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter gibt bei der Angebotserstellung eine Lieferklausel ein; später im Prozess ermittelt das ERP-System auf dieser Basis automatisch einen Umsatzsteuerschlüssel).


Aufgaben des Tax Compliance Management

Das Tax Compliance Management umfasst sodann zwei zentrale Aufgaben:
(1.) die Identifizierung und Beurteilung steuerlicher Risiken
(2.) als Reaktion auf diese Risiken die Implementierung von Kontrollen.
Kontrollen können präventiv oder Detektiv ausgerichtet sein, sie können prozessintegriert oder als überwachende Kontrolle den Kernprozessen nachgelagert sein. Zudem ist nach IT-gestützten, teilweise sogar automatisierten Kontrollen, und nicht IT-gestützten Kontrollen zu unterscheiden.

Zu Nachweiszwecken sind sämtliche Maßnahmen des Tax Compliance Management zu dokumentieren. Diese Dokumentation bildet zusammen mit der Dokumentation der steuerrelevanten Prozesse und einer Dokumentation des ERP-Systems die sogenannte Verfahrensdokumentation (siehe GoBD Rz. 151 ff.).


Tax Compliance Management in der Praxis

Typischerweise wird als ein Mangel der bestehenden Organisation (meist ist in irgendeiner Form ein Tax Compliance Management-System bereits im Unternehmen verankert) die nicht bestehende oder die nach den GoBD usw. verschärften Anforderungen der Finanzverwaltung nicht mehr ausreichende Verfahrensdokumentation ausgemacht werden.

Der Umfang der Maßnahmen zur Implementierung eines Tax Compliance Management ist darüber hinaus nicht gesetzlich festgelegt, außer im Bereich der bargeldintensiven Betriebe durch das Kassengesetz. Die IT-gestützte Buchführung bildet die Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung und ist die Basis für die Umsatzbesteuerung. Die aus den GoBD ableitbaren Anforderungen an Kontrolle und Überwachung der Buchführung sowie an die Verfahrensdokumentation stellen somit die Einstiegshöhe für das Tax Compliance Management dar.

Mit Rücksicht auf die sich aus § 153 AO ergebenden Risiken bei der Abgabe fehlerhafter Steuererklärungen kann sich zudem die Frage stellen, ob der nach den GoBD notwendige Umfang an Kontrolle, Überwachung und Dokumentation nicht zu einem formalen Tax Compliance Management-System (entspricht dem in AEAO zu § 153 Tz. 2.6 genannten „Innerbetrieblichen Kontrollsystem“) erweitert werden soll.

Bei der Implementierung des Tax Compliance Management kann es zudem empfehlenswert sein, zunächst mit einer Dokumentation der im Unternehmen vorhandenen Maßnahmen zu beginnen und zunächst nur einige wenige Kontrollen etwa wie in den GoBD vorgeschlagen einzurichten, um im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung zusammen mit dem Prüfer zu versuchen, eine gemeinsame Beurteilung der getroffenen Maßnahmen zu erzielen. Derzeit in der ersten Phase der GoBD-Anwendung scheint die Finanzverwaltung hier grundsätzlich zu Kommunikation bereit.


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