Wie setzen Sie ein Internes Kontrollsystem in Ihrem Unternehmen um? In 3 Schritten zum IKS

Nach den GoBD, dem UZK und dem Analogieverweis auf den Anwendungserlass zum § 153 AO vom 23. Mai 2016 ist das Bestehen eines IKS Pflicht und gleichzeitig ein Indiz gegen das Vorliegen eines Vorsatzes/Leichtfertigkeit (Tz 2.6)  im Zusammenhang mit Fehldeklarationen im Bereich zollrechtlicher Transaktionen und Sachverhalte. Mit der Implementierung eines zollrechtlichen IKS erfüllen Sie eine Vielzahl der Anforderungen, die die GoBD an Ihr Unternehmen stellt. Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst alle vom Management angeordneten Vorgänge, Methoden und Maßnahmen (Kontrollmaßnahmen), die das Ziel haben, einen ordnungsgemäßen Ablauf für Ihre Zoll- und Außenhandelsprozesse zu gewährleisten.
Doch wie können Sie ein zollrechtliches IKS am einfachsten innerhalb Ihres Unternehmens umsetzen? Gemeinsam mit Audicon und der AWB Steuerberatungsgesellschaft mbh, langjähriger Partner der Audicon und führender Spezialist Zollrecht, Umsatzsteuer, Verbrauchsteuer und Exportkontrolle.


Schritt 1: Zoll Check Stammdaten

Mit dem Check lernen wir Ihre Daten kennen und bieten Ihnen mit den Ergebnissen einen überzeugenden Einstieg für eine anschließende Implementierung eines zollrechtlichen IKS. In den meisten Fällen lässt sich aus dem Zoll Check Stammdaten eine Darstellung für eine attraktiven „Return of Invest“ (RoI) ableiten. Wir analysieren die Zollstammdaten (Zolltarifnummern, Warenbeschreibung, Warenursprung, etc.) in den Systemen, die Ursache für falsche Deklarationen im Zollbereich ist. Dabei ist einer der ersten Schwerpunkte, die Festlegung der technischen Datenbereitstellung für den Import der Daten aus den Vorsystemen (Zollsoftware / ERP) in IDEA, die offizielle Prüfsoftware der Zollverwaltung. Danach werden die Prüfungshandlungen (Konsistenzprüfungen / Auffälligkeiten) durchgeführt und im Anschluss die Ergebnisse dokumentiert.


Schritt 2: Scope-Workshop: Definition von Prüf-/ und Kontrollbereichen und -methodik

Ziel ist die Erarbeitung einer optimalen Strategie zur effizienten Vorbereitung auf Ihre Zollprüfung sowie die Identifizierung und Verringerung Ihrer Zoll-Prozessrisiken.
In einem ersten Workshop zeigen wir Ihnen effektiv, wo Handlungsbedarf und Handlungsoptionen bestehen. Wir werfen einen gründlichen Blick auf Ihre rechtlichen Anforderungen (Organisations-/Überwachungspflicht, Bewilligungsauflagen, Prüffähigkeit für IDEA, etc.) und internen Anforderungen und Risiken (eigenes IKS, Anforderungen durch die Geschäftsleitung, Kennzahlen, Controlling, Geschäftsentwicklung etc.) für Ihre zoll- und außenwirtschaftlichen Prozesse. Wir identifizieren für Sie die relevanten Zollthemen und nehmen eine Bestandsaufnahme der IT (Datenquellen, Datenbeschaffungsstrategie, Business-Logik) vor. So können wir mögliche Schwachpunkte, aber auch Chancen ermitteln.
Da ein effizientes zollrechtliches IKS nicht ohne IT-Unterstützung möglich ist, zeigen wir Ihnen auch die  IDEA Prüftechniken, mit denen ein IT-gestütztes IKS bis hin zu einem automatisierten Internen Kontroll- und Monitoringsystem möglich ist.
In einem Kurzbericht fassen wir Ihre Ist-Situation und die Priorisierung für eine IKS-Umsetzung zusammen. Wir erarbeiten somit gemeinsam mit Ihnen einen Fahrplan für die mögliche Implementierung eines zollrechtlichen IKS. (Link Scope Workshop Zoll 1.8)


Schritt 3: Aufbau eines Risiko-Kontrollmanagements im Rahmen eines IKS

Die Umsetzung aller in Schritt 2 definierten, digital abbildbaren Kontrollen in unseren alternativen Softwarelösungen beginnt. Zielgerichtet, kosteneffizient und risikoorientiert. Ziel ist die Implementierung einer IKS-Lösung mit wiederholbaren Prüfungshandlungen mit IDEA oder ein automatisiertes Zoll-Monitoring mit CaseWare Monitor. Die ganze Implementierung wird von einer zollrechtlichen-fachlichen Unterstützung begleitet. Nach der Erstellung der Dokumentation steht dem „Going live“ Ihres zollrechtlichen IKS nichts mehr im Weg.


Webinare zum Thema "Wie setze ich ein IKS um"

Möchten Sie mehr zum Thema "Wie setze ich ein IKS um" erfahren? Dann nutzen Sie die Gelegenheit und melden sich zu unseren kostenlosen Webinaren oder Webinar-Aufzeichnungen an.



Unsere Software- und Dienstleistungsempfehlungen für Sie


Kai Krajewski im Interview zum Thema IKS im Zollbereich

„Speziell im Bereich Zoll und Außenwirtschaft werden eine Vielzahl an Daten validiert, und die Geschäftsprozesse extern und intern sind mittlerweile so komplex geworden, dass ein „manueller“ Abgleich dieser Massendaten nicht mehr prüfbar wäre.“

Das ganze Interview mit dem Titel "Pflicht: ein internes Kontrollsystem" lesen Sie hier.

 

Kai Krajewski