Die Zollprüfer sind seit vielen Jahren mit der entsprechenden Prüfsoftware IDEA ausgestattet. Da das ganze Abfertigungsgeschehen in digitaler Form vorliegt, gleichen sie diese Zolldaten mit den weiteren Daten des Unternehmens ab, z. B. mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung im Bereich des Zollwertrechts oder auch den Materialbewegungsdaten. Sie als Unternehmen müssen den Prüfern alle notwendigen Daten digital zur Verfügung stellen. Hinzu kommt, dass die Daten nicht nur bereitgestellt, sondern auch noch beschrieben werden müssen. Das bedeutet für Sie, die Auszüge aus den Systemen auch mit einer ausreichenden Feldbeschreibung zu versehen.
Gerade die Bereitstellung der digitalen Informationen ist für Unternehmen eine Herausforderung.
Anders als bei einer ertragsteuerlichen Prüfung interessiert sich der Zoll nicht nur für die Daten der Finanzbuchhaltung. Auch die Materialbewegungsdaten können vom Prüfungszweck abgedeckt sein. Hier kommen noch sämtliche Zollabfertigungsdaten (von einem Dienstleister archivierte Abfertigungsdaten) hinzu. Die erste Herausforderung für Sie bzw. Ihr Unternehmen besteht schon darin, dass die Abfertigungsdaten zur Verfügung gestellt werden müssen. Das kann durch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern in der Abfertigung erschwert werden.
Die nächste Herausforderung besteht für Unternehmen darin, dass die Daten aus den verschiedenen Bereichen miteinander verknüpfbar sein müssen. Der Zoll prüft eine elektronische Zollanmeldung und möchte nunmehr diesen Zollvorgang z. B. mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung abgleichen. Somit müssen Referenzierungsmerkmale vorhanden sein. Etwas allgemeiner ausgedrückt bedeutet dies, dass die Unternehmen überhaupt prüffähig sein müssen. Eine nicht vorhandene Prüffähigkeit könnte u. a. dazu führen, dass zollrechtliche Bewilligungen gefährdet sind. Das betrifft insbesondere die Zertifizierung zum Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO) und die vereinfachten Verfahren.
Bei diesen Bewilligungen gibt es eine Bewilligungsvoraussetzung, die sich mit der Prüffähigkeit beschäftigt.
Bereiten Sie sich bzw. Ihr Unternehmen z. B. durch eine Prüfungssimulation mit der Software IDEA („auf Augenhöhe mit dem Zollprüfer“) auf eine digitale Zollprüfung vor. So können Sie zum einen Schwachstellen selber identifizieren und den Zoll noch vor der Prüfung über diese informieren. Zum anderen könnten die Daten schon so aufbereitet werden, dass die Prüfung selber deutlich schneller über die Bühne gehen konnte.
Durch regelmäßige Prüfungen könnte ein Internes Kontrollsystem (IKS) mit Hilfe der IDEA basierten Monitoring-Software Alessa für die zollrelevanten Vorgänge aufgebaut werden. Ein Internes Kontrollsystem ist ebenfalls eine zentrale Bewilligungsvoraussetzung sowohl für das AEO-Zertifikat als auch für die vereinfachten Verfahren.
„Speziell im Bereich Zoll und Außenwirtschaft werden eine Vielzahl an Daten validiert, und die Geschäftsprozesse extern und intern sind mittlerweile so komplex geworden, dass ein „manueller“ Abgleich dieser Massendaten nicht mehr prüfbar wäre.“
Das ganze Interview mit dem Titel "Pflicht: ein internes Kontrollsystem" lesen Sie hier.
