Vorbereitung auf die digitale Zollprüfung - Wie kann ich die Z3-Datenanforderungen des Zollprüfers erfüllen?

Auf der Ausfuhrseite ist es schon seit dem 01.07.2009 nach Art. 787 der Zollkodex-Durchführungsverordnung vorgeschrieben, dass die Ausfuhranmeldung grundsätzlich elektronisch abzugeben ist. Auf der Einfuhrseite kann zwar heute noch, wenn gewünscht, mit Papier abgefertigt werden. Aber die meisten Unternehmen sehen die Vorteile automatisierter Prozesse und geben auch beim Import entweder selbst oder über einen Dienstleister eine elektronische Zollanmeldung ab. Geht Ihnen das genauso?


Was bedeutet die Digitalisierung der Zollprüfung für mein Unternehmen?

Durch diese zunehmende Digitalisierung im Zollprozess erhält der Prüfer die Möglichkeit, Vollprüfungen durchzuführen, wo vorher nur in Stichproben geprüft wurde. Im Zuge einer digitalen Zoll- und Außenhandelsprüfung kommt eine Vielzahl an Anforderungen auf Sie und Ihr Unternehmen zu, diese sind u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen im Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (GDPdUZ) und im neuen Unionszollkodex (UZK) zusammengefasst.

Herausforderungen und Auswirkungen für Ihr Unternehmen

Was bedeutet das konkret für Sie? Unternehmen müssen die zollrelevanten Daten auf Anforderung des Prüfers für die jeweilige Prüfung zeitnah an den Prüfer digital übergeben (Z3-Zugriff) und vorab so aufbereiten, dass eine „maschinelle Auswertbarkeit“ gegeben ist. Die eigentliche Prüfung der digitalen Daten erfolgt anschließend nicht mehr stichprobenweise und manuell, sondern vollumfänglich auf Basis der vollständigen Daten mit der Software IDEA. Die Prüfer legen dabei Wert auf den sogenannten „Prüfpfad“. Das bedeutet, es wird geprüft, ob sich die Zollanmeldungen aus dem Zollanmeldesystem in allen Details mit den entsprechenden Buchungen in der Finanzbuchhaltung in Übereinstimmung bringen lassen.


Wie kann ich dem Betriebsprüfer die Daten digital zur Verfügung stellen?

Die Herausforderung für Sie besteht insbesondere darin, dass Sie als Unternehmen dem Zoll alle notwendigen Daten auf die geforderte Art auch zur Verfügung stellen können. Dies betrifft insbesondere die Daten, die ggf. nicht im eigenen System vorhanden sind. Das könnten beispielsweise von einem Dienstleister archivierte Abfertigungsdaten sein, weil dieser Dienstleister als Zollvertreter bei der Abfertigung aufgetreten ist. Hinzu kommt, dass die Daten nicht nur bereitgestellt, sondern auch noch beschrieben werden müssen. Das bedeutet, die Datenextraktionen aus den Systemen auch mit einer ausreichenden Feldbeschreibung zu versehen.
Bei den im Zollprozess involvierten Systemen gibt es leider keine offizielle Standardschnittstelle zur Datenübergabe, wie bei der steuerlichen Betriebsprüfung üblich. Häufig müssen die Daten für die Zollprüfung noch in „Handarbeit“ zusammengestellt werden. Das Vorgehen ist fehleranfällig. Neben einer falschen zeitlichen Abgrenzung der Daten können die Datenlieferungen unvollständig sein oder die Daten genügen nicht dem Anspruch der maschinellen Auswertbarkeit. Eine Zollprüfung kann damit bereits zu Beginn schnell in eine ungewollte und unnötige Schieflage geraten.
Abhilfe schafft hier eine Vorabprüfung der bereitgestellten Daten auf Inkonsistenzen oder eine Aufbereitung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Audicon bietet dazu verschiedene Dienstleistungen an.


Digitale Zollprüfung bei SAP®-Systemen

Bei Zollprüfungen unter Einbezug von SAP®-Systemen ist darüber hinaus der Einsatz einer Datenextraktions-Software hilfreich. Mit der Audicon Software SmartExporter können die benötigten Daten selbstständig, ohne Einbindung Ihrer IT – und auf Knopfdruck – bereitgestellt werden. SmartExporter liefert bereits im Standard verschiedene Datenformate und insbesondere auch den von der Finanzverwaltung empfohlenen Beschreibungsstandard.


Vorteile von SmartExporter bei einer Zollprüfung im SAP®-Systemumfeld

Compliance-Sicherheit steigt:

  • Da die Daten bei Erhalt der Prüfungsankündigung oder erst zum Zeitpunkt der Zollprüfung gezogen werden.
  • Über eine vordefinierte Datenanforderung stellen Sie dem Prüfer einfach und sicher alle nötigen Tabellen im korrekten, maschinell auswertbaren Format zur Verfügung.
  • Die Datenanforderungen können jederzeit erweitert oder angepasst werden und als sogenannte Favoriten hinterlegt und gespeichert werden, so dass Sie im Nachgang auch regelmäßige Prüfungshandlungen und Kontrollen durchführen können.
  • Die Stammdaten werden stichtagsbezogen und damit GDPdUZ-konform ausgegeben.


Mithilfe einer effizienten Vorab-Datenaufbereitung über unsere Dienstleistungen und/oder einer Datenbereitstellung aus SAP® können Sie sich optimal auf eine digitale Zollprüfung vorbereiten.


Webinare & Co. zu Vorbereitung auf die digitale Zollprüfung

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