Digitalisierung der Zollprozesse - wie kann ich der digitalen Zollprüfung entspannt ins Auge sehen?

Die Prozesse der Zollverwaltung werden schon seit einigen Jahren zunehmend digitalisiert. Das hat Auswirkungen auf die Zollprüfungen und damit auf die Waren ein- und ausführenden Unternehmen. Die Zollverwaltung verfolgt diesen Weg der Digitalisierung konsequent weiter. Seit der Einführung des Unionszollkodexes am 01.05.2016 wurde auch die Gesetzgebung an die schon existierende Realität angepasst und die elektronische Anmeldung auch vom Recht her als Regelfall definiert.

Durch die elektronische Abfertigung hat natürlich auch die Transparenz der Unternehmensprozesse gegenüber der Verwaltung enorm zugenommen. Wenn sich früher ein Zöllner mühsam durch Papierberge kämpfen musste, so kann er heute aus dem Abfertigungssystem Auswertungen ziehen und hat einen sehr schnellen Überblick über die grenzüberschreitenden Aktivitäten des Wirtschaftsbeteiligten.

Da nun alles in digitaler Form zur Verfügung steht, liegt der Rückschluss nahe, dass die nachlaufende Prüfung der Unterlagen und Informationen ebenfalls elektronisch erfolgt. Somit spielt das Thema „digitale Betriebsprüfung seitens der Zollverwaltung“ eine deutlich größere Rolle als früher – auch für Sie!


Wie wird bei einer digitalen Zollprüfung geprüft?

Der Prüfer erhält die Möglichkeit, IT-gestützt mit der Datenanalysesoftware IDEA Vollprüfungen durchzuführen, wo vorher nur in Stichproben geprüft wurde. Konsistenzprüfungen Ihrer Stammdaten werden quasi „auf Knopfdruck“ möglich. Bei Prüfungen innerhalb eines am Zollprozess beteiligten Systems könnte der Prüfer beispielsweise die Zolltarifierung untersuchen oder auch einen Abgleich von Stamm- und Transaktionsdaten über verschiedene Systeme hinweg anstellen, wie etwa beim Zollwert.

Was sind typische Prüfschritte?

Schwerpunkte der Überprüfung sind dabei die Einreihung/Tarifierung sowie die Berechnung des Zollwertes / das Zollwertrecht. Bei der Überprüfung des Tarifierungsrechts wird der Fokus insbesondere auf die Warentarifnummer gelegt. Ein typisches Prüfszenarium ist, dass der Zollprüfer die in Ihrem System hinterlegten Stammdaten mit dem Warenverzeichnis des Außenhandels abgleicht. Auf diese Weise wird überprüft, ob möglicherweise falsche oder unterschiedliche Tarifierungen für denselben Artikel vorliegen, weil zum Beispiel Personen aus verschiedenen Abteilungen an der Abfertigung des Artikels beteiligt waren. Wird ein Artikel beispielsweise fälschlicherweise mit unterschiedlichen Tarifnummern angemeldet, könnten diese Tarifnummern mit unterschiedlichen Abgabensätzen oder Einfuhrbeschränkungen deklariert sein.

Ein Beispiel für die Überprüfung des Zollwertes wäre, dass der Zollprüfer die relevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung mit den angemeldeten Zollwerten abgleicht. Eine weitere Überprüfung wäre die Suche nach bestimmten Positionen/Schlagworten in der Finanzbuchhaltung, die für die Berechnung des Zollwertes relevant sein könnten, weil sie ggf. dem Zollwert hinzuzurechnen sind. Dazu zählen u. a. Positionen wie Beistellungen, Lizenzkosten oder Provisionen.


Optimal vorbereitet in die Zollprüfung

Profitieren auch Sie von der digitalen Vorgehensweise der Zollprüfer. Denn so wissen Sie, wie, womit und was der Zoll prüft. Durch den Einsatz einer Datenanalysesoftware, wie z. B. IDEA, haben Sie in Ihrem Unternehmen nicht nur die Möglichkeit eine Zollprüfung zu simulieren, sondern können bereits im Vorhinein Fehler und Unstimmigkeiten in Ihren Daten und Prozessen erkennen und beheben.