Scope-Workshop Data Retention Management auf Basis von Data ReBase

Transparenz in den Compliance-Anforderungen schaffen

Beim Betrieb von IT-Systemen sind je nach Einsatzbereich regulatorische, rechtliche oder gar steuerrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus ergeben sich Anforderungen und Notwendigkeiten bezüglich der Aufbewahrung der Daten beziehungsweise Dokumente aus den IT-Systemen oder deren Umfeld. Unter Einhaltung bestimmter Rahmenbedingungen ist eine partielle Auslagerung von Daten bzw. die komplette Auslagerung von Daten mit einer nachfolgenden Abschaltung der IT-Systeme möglich und betriebswirtschaftlich höchst sinnvoll.

Unser Data Retention Management-Ansatz basiert auf dem sogenannten „auswertbaren Archiv“ unter Beachtung aller gesetzlichen Compliance-Anforderungen (insbesondere auch der GoBD).

Im Scope-Workshop bringen wir die relevanten Stakeholder eines Data Retention Management-Projekts an einen Tisch. Wir schaffen über die Abteilungen hinweg Transparenz in den Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Auslagerung von Daten aus produktiven Systemen. Darüber hinaus erhalten Sie einen Einblick in die Audicon Lösung, die eine mit den jeweiligen Compliance-Anforderungen konforme Vorhaltung der Daten über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist erlaubt. Ferner dient der Workshop der Ermittlung aller projektrelevanter Ausgangsparameter, um eine valide Aussage über Projektumfang und Aufwand machen zu können.


Unsere Leistungen:

  • Exemplarische Darstellung der Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten am Beispiel der GoBD
  • Bestandsaufnahme der Compliance-Anforderungen zu den im Fokus stehenden IT-Systemen
  • Speziell unter dem Aspekt GoBD
    • Bestandsaufnahme der GoBD-relevanten IT-Systeme
    • Bestandsaufnahme/GoBD-Konformität der steuerrelevanten Datenhaltung einschließlich einer Bewertung der Archivierungsstrategie
    • Begutachtung der im Unternehmen verfügbaren Verfahren zur Gewährleistung des GoBD-Datenzugriffs (Z1/Z2/Z3 GoBD Tz. 165-167)
  • Vorstellung einer Lösung zur Abschaltung von IT-Systemen, ohne Compliance-Anforderungen zu vernachlässigen
  • Abschätzung der Mengengerüste steuerrelevanter Rohdaten
  • Identifikation der steuerrelevanten Reports/Auswertungen
  • Begutachtung der Exportschnittstellen (Konfigurierbarkeit, Datenformat, Validierung der maschinellen Auswertbarkeit)
  • Abgleich von vorliegender und benötigter Verfahrensdokumentation/GoBD-Verfahrensdokumentation (Gap-Analyse)
  • Erstellung einer Ergebnisdokumentation



Zielgruppe:

Dieses Angebot richtet sich an die Stakeholder eines Data Retention Management-Projekts in Ihrem Unternehmen. Audicon bringt alle an einen Tisch und schafft über die Abteilungen hinweg Transparenz in den Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Auslagerung von Daten aus produktiven Systemen.


Die Fakten im Überblick:

  • Projektort: Inhouse
  • Aufwand: Abhängig von der Anzahl und Komplexität der Systeme. Üblicherweise 1 Tag
  • Kosten: 1.800 Euro pro Tag zzgl. gesetzl. USt.

Sie haben Fragen zu unserer Dienstleistung oder möchten diese buchen? Wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner Rainer Scheeren rainer.scheerenno spam@audicon.net.


Hintergrund

Durch die permanente Weiterentwicklung der Unternehmen (Wachstum, Geschäftsfelder, Geschäftsprozesse, Beteiligungen) und der IT-Systeme ergibt sich notwendigerweise ein Lebenszyklus für die Systeme, an deren Ende nicht nur unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit der Wunsch nach einer Abschaltung steht.
Als die am weitesten gehende Compliance-Anforderung verpflichten die GoBD die Unternehmen, über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von in der Regel 10 Jahren die drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 für steuerrelevante Daten zu gewährleisten (GoBD Kapitel 11). Dabei können die Z1-/Z2-Anforderungen nur dann erfüllt werden, wenn quantitativ wie qualitativ gleichwertige Auswertungen wie im Originalsystem zur Verfügung gestellt werden (GoBD Tz. 142). Quantitative und qualitative Gleichwertigkeit bedeutet erstens, die Hinterlegung der wesentlichen steuerrelevanten Standardauswertungen, und zweitens, die Bereitstellung IDEA ähnlicher Auswertungsfunktionalitäten (Ad-hoc-Datenanalyse).


Unser Angebot für Sie!