Scope Workshop Data Retention Management auf Basis von AIS TaxMart

Transparenz in den Compliance-Anforderungen schaffen

Beim Betrieb von IT-Systemen sind je nach Einsatzbereich regulatorische, rechtliche oder gar steuerrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus ergeben sich Anforderungen und Notwendigkeiten bezüglich der Aufbewahrung der Daten beziehungsweise Dokumente aus den IT-Systemen oder deren Umfeld. Unter Einhaltung bestimmter Rahmenbedingungen ist eine partielle Auslagerung von Daten bzw. die komplette Auslagerung von Daten mit einer nachfolgenden Abschaltung der IT-Systeme möglich und betriebswirtschaftlich höchst sinnvoll.

Unser Ansatz zum Data Retention Management basiert auf dem sogenannten „auswertbaren Archiv“ unter Beachtung aller gesetzlichen Compliance-Anforderungen (insbesondere auch der GoBD).

Im Scope Workshop bringen wir die relevanten Stakeholder eines Data Retention Management-Projektes an den Tisch. Wir schaffen über die Abteilungen hinweg Transparenz in den Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Auslagerung von Daten aus produktiven Systemen. Darüber hinaus erhalten Sie einen Einblick in die Audicon Lösung, die eine mit den jeweiligen Compliance-Anforderungen konforme Vorhaltung der Daten über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist erlaubt. Ferner dient der Workshop der Ermittlung aller projektrelevanter Ausgangsparameter, um eine valide Aussage über Projektumfang und Aufwand machen zu können.

Consulting Scope Workshop Data Retention Management auf Basis von AIS TaxMart

Unsere Leistungen:

  • Exemplarische Darstellung der Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten am Beispiel der GoBD
  • Bestandsaufnahme der Compliance-Anforderungen zu den im Fokus stehenden IT-Systeme
  • Speziell unter dem Aspekt GoBD
    • Bestandsaufnahme der GoBD-relevanten IT-Systeme
    • Bestandsaufnahme / GoBD-Konformität der steuerrelevanten Datenhaltung einschließlich einer Bewertung der Archivierungsstrategie
    • Begutachtung der im Unternehmen verfügbaren Verfahren zur Gewährleistung des GoBD-Datenzugriff (Z1/Z2/Z3 GoBD Tz 165-167)
  • Vorstellung einer Lösung zur Abschaltung von IT-Systemen ohne Compliance Anforderungen zu vernachlässigen
  • Abschätzung der Mengengerüste steuerrelevanter Rohdaten
  • Identifikation der steuerrelevanten Reports/Auswertungen
  • Begutachtung der Exportschnittstellen (Konfigurierbarkeit, Datenformat, Validierung der maschinellen Auswertbarkeit)
  • Abgleich vorliegende/ benötigte Verfahrensdokumentation / GoBD-Verfahrensdokumentation (Gap-Analyse)
  • Erstellung einer Ergebnisdokumentation


Consulting Scope Workshop Data Retention Management auf Basis von AIS TaxMart

Zielgruppe:

Dieses Angebot richtet sich an die Stakeholder eines Data Retention Management Projektes in Ihrem Unternehmen. Audicon bringt alle an einen Tisch und schafft über die Abteilungen hinweg Transparenz in den Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Auslagerung von Daten aus produktiven Systemen.

Zielgruppe Scope Workshop Data Retention Management auf Basis von AIS TaxMart

Die Fakten im Überblick:

  • Projektort: Inhouse
  • Aufwand: Abhängig von der Anzahl und Komplexität der Systeme. Üblicherweise 1 Tag
  • Kosten: 1.800 Euro pro Tag zzgl. gesetzl. USt.
Informationen Scope Workshop Data Retention Management auf Basis von AIS TaxMart

Hintergrund

Durch die permanente Weiterentwicklung der Unternehmen (Wachstum, Geschäftsfelder, Geschäftsprozesse, Beteiligungen) und der IT-Systeme ergibt sich notwendigerweise ein Lebenszyklus für die Systeme, an deren Ende nicht nur unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit der Wunsch nach einer Abschaltung steht.
Als die am weitesten gehende Compliance-Anforderung verpflichten die GoBD die Unternehmen, über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von in der Regel 10 Jahren die drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 für steuerrelevante Daten zu gewährleisten (GoBD Kapitel 11). Dabei können die Z1-/Z2-Anforderungen nur dann erfüllt werden, wenn quantitativ wie qualitativ gleichwertige Auswertungen wie im Originalsystem zur Verfügung gestellt werden (GoBD TZ 142). Quantitative und qualitative Gleichwertigkeit bedeutet erstens, die Hinterlegung der wesentlichen steuerrelevanten Standardauswertungen und zweitens, die Bereitstellung IDEA ähnlicher Auswertungsfunktionalitäten (ad-hoc Datenanalyse).