Erstellung einer Verfahrensdokumentation für steuerlich relevante Prozesse

Anforderungen durch die GoBD

Die GoBD fordern eine verständliche und nachprüfbare Verfahrensdokumentation, die alle (steuerrelevanten) DV-Verfahren (IT-Systeme) umfasst. Die Verfahrensdokumentation hat darzulegen, wie die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften durch das Unternehmen beachtet werden. Dazu erwarten die GoBD, dass die Verfahrensdokumentation in der Regel folgende Bestandteile umfasst:

  • Allgemeine Beschreibung (Überblick über die relevanten Prozesse und Systeme, u. a. zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation)
  • Anwenderdokumentation (Beschreibung der Vorgänge zur Wertschöpfung und Verbuchung aus prozessualer Sicht)
  • Technische Systemdokumentation (Beschreibung der rechnungslegungsrelevanten IT-Systeme inkl. dem Belegfluss der digitalen Dokumente)
  • Betriebsdokumentation (allgemeiner IT-Betrieb als Basis für die Sicherheit der relevanten Daten)

Gerade bei der erstmaligen Erstellung der Verfahrensdokumentation finden Sie durch den Einbezug unseres Know-hows schneller die geforderten Inhalte, erfüllen sicherer die relevanten, größen- und branchenabhängigen Anforderungen und nutzen unsere Erfahrung für unbürokratische und qualitativ hochwertige Prozessdokumentationen.

Die Dienstleistung wird in Kooperation mit der Horizon5 GmbH durchgeführt.

Eine angemessene Verfahrensdokumentation bildet zudem eine gute Basis für die Beschreibung eines alle steuerlichen Risiken umfassenden Steuer-IKS bzw. Tax Compliance Management-Systems. Audicon und Horizon5 bieten ebenfalls die Dienstleistungen zum Ausbau der Verfahrensdokumentation zu einem steuerlichen IKS an.

Fachliche Beratung zu Einstiegsworkshops GoBD-Compliance

Unsere Leistungen:

Der Umfang der Dienstleistung umfasst die Erstellung der allgemeinen Beschreibung und der Anwenderdokumentation im Sinne der GoBD. Die Inhalte werden gemeinsam mit den Verantwortlichen der Geschäftsprozesse oder Abteilungen in Workshops oder Arbeitssitzungen erarbeitet – dabei nutzen wir die häufig schon vorhandenen Dokumente und Beschreibungen.

Vorgehen:

  • Ermittlung der (rechnungslegungs- und damit) steuerrelevanten Prozesse
  • Erhebung der Prozessabläufe in Gesprächs- bzw. Interviewform mit den Zuständigen (häufig: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Lohnbuchhaltung, Beschaffung, Auftragsverarbeitung, Vertrieb), sofern nicht im Unternehmen schon vorliegend
  • Aufnahme der Internen Kontrollen der Prozesse (Aufnahme in einer Kontrollmatrix)
  • Abstimmung mit der technischen Dokumentation der relevanten IT-Systeme
  • Erstellung der Prozess- und Kontrollbeschreibungen in vorher festgelegter Form, Einbindung der Verfahrensdokumentationen von steuerlichen, nachgelagerten Kontrollen
  • Dokumentation, Versionierung, Ablage zum zuverlässigen Zugriff, wenn gewünscht unter Nutzung spezieller, kostengünstiger Archivsysteme (lokal oder cloudbasiert)

Optional: Verwendung des Cloud-Services

  • Indexierung an das Musterinhaltsverzeichnis 
  • Upload in das Cloud-Archivsystem
Dienstleistungen des GoBD-Compliance Workshops

Projektumfang:

  • Verfahrensdokumentation Prozesse für Kleinstunternehmen
    • keine Nebenbuchhaltung, keine Vorsysteme/Vorerfassungen
    • Standarddokumentation Buchhaltung
    • 1 Tag, EUR 1.500 zzgl. gesetzl. USt.
  • Verfahrensdokumentation Prozesse für Kleinunternehmen
    • eine Nebenbuchhaltung, Vorsystem Auftragsverarbeitung
    • Standarddokumentation
    • 2 Tage, EUR 3.000 zzgl. gesetzl. USt.
  • Verfahrensdokumentation Prozesse für Mittelständische Unternehmen
    • Nebenbuchhaltungen, Vorsysteme/Vorerfassungen
    • Individuelle Dokumentation
    • Individuelles Angebot, je Prozess 0,5 bis 1 Tag, typischerweise 4 bis 20 Tage je EUR 1.500 zzgl. gesetzl. USt.

Hintergrund: Was Sie wissen sollten!

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sowohl gemäß Handelsrecht (§§ 238 ff. HGB) als auch nach dem Steuerrecht (§§ 145 ff. AO) sind die Bücher so zu führen, dass sie „einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens“ vermitteln. Bei der heute üblichen Komplexität der Geschäftsvorfälle sowie der IT-gestützten Buchführungssysteme bereits in kleinen Unternehmen ist dieser Überblick nur mithilfe einer Verfahrensdokumentation zu erlangen, die die steuerrelevanten IT-Systeme und Geschäftsprozesse beschreibt. Diese Erkenntnis ist – wie schon in ihre Vorgängerrichtlinien - auch in die GoBD eingeflossen, die bestimmte Anforderungen an die Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation definiert.