Kassen-GoBD-Pflicht: Sind Sie bereit?
Übergangsfrist bis 31.12.2016
Die Steuerprüfung möchte künftig nur noch digital prüfen. Daher werden die Anforderungen an Datenhaltung und Herausgabe zunehmend auf alle Nebenbücher ausgeweitet (Stichwort GoBD / ehem. GDPdU). Bei Nichterfüllung droht ein Verzögerungsgeld oder eine (Hinzu-) Schätzung der Besteuerungsgrundlage.
Bereits jetzt gelten verschärfte Anforderungen für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften – also für Ihre Kassendaten. Bis 31.12.2016 greift jedoch noch die Ausnahmeregelung bzw. Übergangsfrist für nicht umrüstbare Filialkassen: Alle Kassensysteme, die die neuen technischen Anforderungen nicht erfüllen, müssen bis zum 01.01.2017 ausgetauscht werden.
Wer ist betroffen?
Die Vorschrift gilt für alle Organisationen, die Geschäftsvorfälle mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfassen. Die nachfolgenden Vorschriften müssen für jede einzelne Kasse im Unternehmen erfüllt sein.
Was wird gefordert?
Die Aufbewahrung von Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) ist ab 2017 nicht mehr ausreichend. Gefordert werden:
- Vollständige Auswertbarkeit
Alle Geschäftsvorfälle und Einrichtungsvorgänge müssen in einem auswertbaren Datenformat vorgehalten werden (insbesondere Journal-, Programmier- und Stammdatenänderungsnachweise sowie Strukturinformationen). - Alle Zahlungswege
Auch unbare Geschäftsvorfälle (z. B. Kreditkarte, Lastschrift) müssen vollständig erfasst werden. - Verdichtungsverbot
Alle Daten einschl. elektronisch erstellter Rechnungen müssen vollständig, unverdichtet und unveränderbar vorliegen. Auch Stornos, Entnahmen und Retouren müssen einzeln ausgewiesen werden können. - Einsatzprotokolle
Einsatzorte und Einsatzzeiträume jedes einzelnen Geräts müssen fortlaufend dokumentiert und aufbewahrt werden. - Verfahrensdokumentation
Bedienungs-, Programmieranleitungen und alle weiteren Anweisungen müssen vorgehalten werden.
Sollten Ihre Kassensysteme die Anforderungen noch nicht erfüllen, so ist eine Umrüstung sofort vorzunehmen. Nur wenn eine Umrüstung technisch nicht möglich ist, gilt die Übergangsfrist zur Neuanschaffung bis spätestens 31.12.2016. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen – nicht der Kassenhersteller, sondern die Nutzer (Unternehmen) werden für die Erfüllung der Pflichten haftbar gemacht.
Was macht die Finanzverwaltung mit den Daten?
Im Rahmen der Steuerprüfung werden die Kassendaten einer Massendatenanalyse unterzogen. Die Finanzverwaltung nutzt dazu die auf dem Markt erhältliche Software-Lösung IDEA. Unternehmen haben daher die Möglichkeit, Ihre Geschäftsvorfälle mit den gleichen Mitteln zu untersuchen und Auffälligkeiten nachzugehen, bevor die Steuerprüfung Mängel feststellt.
Die Auswertungen liefern stichhaltige Hinweise zu Lücken, Fehlern und Verstößen und können im schlimmsten Fall zu einer Verwerfung Ihrer Aufzeichnungen führen. Hohe Geldbußen drohen aber bereits dann, wenn die Steuerprüfung erschwert wird, weil die neuen Pflichten nicht erfüllt werden.
Wie kann Audicon helfen?
Als Spezialist für GoBD (ehem. GDPdU) und Datenanalyse unterstützt Audicon alle beteiligten Akteure: Sowohl die Finanzverwaltung und Wirtschaftsprüfer als auch private und öffentliche Organisationen greifen auf Beratung und Software der Audicon zurück.
Sie sind unsicher ob Ihr Kassensystem die Anforderungen erfüllt? Prüfen Sie in unserer Übersicht selbst, ob die GoBD-Schnittstelle Ihres Kassensoftware-Anbieters bereits zertifiziert ist. Sprechen Sie Ihren Hersteller an, falls er noch nicht zertifiziert wurde – bedenken Sie: Nicht Ihr Kassenlieferant, sondern Ihr eigenes Unternehmen haftet für die Erfüllung der neuen Pflichten.
Sie möchten Ihre Daten selbst untersuchen, bevor die Steuerprüfung kommt? Sprechen Sie uns an und erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten von Datenanalyse im Bereich Kassen- und Filialsysteme.