„Pflicht: ein internes Kontrollsystem“

Die IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg im Interview mit Kai Krajewski, Audicon IT-Consultant, im Rahmen des Außenwirtschaftsforum

Die Digitalisierung und Vernetzung der Produktion wirkt sich auch auf die internen Zollabläufe aus und hat weitreichende Folgen für die Betriebe. So fordert beispielsweise der Zoll von vielen Unternehmen, die ein sogenanntes „Vereinfachtes Verfahren" nutzen, ein internes Kontrollsystem. Hierzu waren Ingrid Schatter von der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg im Gespräch mit Kai Krajewski vom Softwareanbieter Audicon GmbH in Düsseldorf. Der IT-Berater stellt zusammen mit dem Leiter Zoll und Außenwirtschaft der Paulaner Brauerei Gruppe, Andreas Wiechers, beim Außenwirtschaftsforum im Juni ein solches „Internes Kontrollsystem" für den Bereich Zoll vor.

Ingrid Schatter: Herr Krajewski, was kann sich der Besucher unseres Forums unter einem „Internen Kontrollsystem“ vorstellen?

Kai Krajewski:  Ein Internes Kontrollsystem (kurz: IKS) nutzen Unternehmen in vielen Bereichen, wie etwa im Qualitätsmanagement oder als Werkzeug, um Risiken zu erkennen und zu minimieren. Ein Beispiel: Die Paulaner Brauerei Gruppe agiert weltweit in über 70 Ländern. Sie verfolgt das Ziel, ein homogenes System in der Gruppe aufzubauen, um Risiken im Vorfeld zu erkennen und zu vermeiden, sowie den gesetzlichen Anforderungen standzuhalten. Speziell im Bereich Zoll und Außenwirtschaft werden eine Vielzahl an Daten validiert, und die Geschäftsprozesse extern und intern sind mittlerweile so komplex geworden, dass ein „manueller“ Abgleich dieser Massendaten nicht mehr prüfbar wäre. Daher hat sich die Paulaner Brauerei Gruppe entschieden, für den Bereich Zoll und Außenwirtschaft ihr zollrechtliches IKS mit der IDEA basierten Lösung CaseWare Monitor von Audicon zu unterstützen.

Ingrid Schatter: Und wie sieht ein IKS im Unternehmen für Zoll- und Außenhandelsprozesse dann konkret aus und haben die ermittelten Daten auf andere Abteilungen im Unternehmen, die nicht mit Zoll zu tun haben, Einfluss?

Kai Krajewski: Im grenzüberschreitenden Warenverkehr werden die Tätigkeiten häufig nicht von dem bestehenden Internen Kontrollsystem abgedeckt. Diese sind aber im Zoll- und Exportkontrollumfeld notwendig, weil zum einen die Vorgänge immer komplexer geworden sind und die Anzahl der Transaktionen deutlich zugenommen hat. Darüber hinaus macht der Zoll bestimmte Bewilligungen davon abhängig, ob solche internen Kontrollsysteme vorhanden sind. Zum Beispiel ist im neuen Unionszollkodex (UZK) an verschiedenen Stellen mittelbar die Einrichtung eines IKS notwendig – das gilt auch für Unternehmen, die für ihre Exporte kein vereinfachtes Verfahren wie den sogenannten Zuverlässigen Wirtschaftsbeteiligten (AEO) nutzen. 

Ingrid Schatter: Für den Fall, dass ein Unternehmen noch kein IKS vorweisen kann, was sind die Risiken ohne IKS, aber auch die Chancen bei einer Implementierung eines zollrechtlichen Systems?

Kai Krajewski: Bei Nichterfüllung der gesetzlichen Anforderungen drohen Sanktionen bis hin zum Bewilligungsentzug. Die finanziellen Risiken und ein Reputationsverlust können dabei enorm sein.
Das Vorhandensein eines solchen Systems kann als ein Indiz angesehen werden, dass kein Vorsatz oder Leichtfertigkeit im Zusammenhang mit Fehldeklarationen im Bereich zollrechtlicher Transaktionen und Sachverhalte besteht. Somit erhält das Unternehmen einen Vertrauensvorschuss seitens der Behörden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man mithilfe von digitalen Kontrollen beispielsweise Auffälligkeiten in Zollanmeldungen aufdecken kann und dadurch eine bessere Qualität der Zolldaten sicherstellt.

Ingrid Schatter: Lohnen sich Interne Kontrollsysteme auch für kleinere und mittlere Unternehmen oder leisten sich IKS nur größere Unternehmen?

Kai Krajewski: Ein IKS ist grundsätzlich Pflicht! Nachhaltige IKS-Managementlösungen sollten sich an der Art des Geschäftes und an der Größe des Unternehmens ausrichten. Es kann auch buchhalterisch ohne Softwarelösung erreicht werden, jedoch bieten sich in der heutigen digitalen Welt unter dem Kosten-Nutzen-Aspekt digitale Lösungen für alle Unternehmensarten und -größen an. Audicon bietet hier attraktive, IDEA basierte Softwarelösungen für kleine, mittlere und auch große Unternehmen zur effizienten Unterstützung eines gesetzlich vorgeschriebenen IKS unter anderem für die Zollprozesse an. Ein Beispiel dafür und einen guten Eindruck erhalten die Besucher des IHK-Außenwirtschaftsforums am 13. Juni durch den Vortrag „Aufbau eines Internen Kontrollsystems für den Bereich Zoll auf Basis von IDEA bei der Paulaner Brauerei Gruppe“.


Das Interview wurde geführt von Ingrid Schatter, IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg. Erstveröffentlichung: IHK Wirtschaft im Süden 05/2018 (HK Schwarzwald-Baar-Heuberg. )

Bilder: © Audicon GmbH

Kai Krajewski
Kai Krajewski, IT-Consultant

Kai Krajewski hat Wirtschaftsinformatik studiert und ist seit 2016 bei der Audicon GmbH im Bereich IT-Consulting tätig. Zu seinen Aufgaben gehören die Durchführung von Consulting-Dienstleistungen und -Projekten wie die Erstellung von Zertifizierung, die Programmierung kundenspezifischer Makros sowie die Planung und Durchführung von Projekten im Themenbereich der Datenanalyse.