Prüfungsdokumentation

Not documented, not done? Keine überbordende Dokumentation, sondern eine relevante!

Arbeitspapiere stellen für Abschlussprüfer und für externe Qualitätskontrollprüfer (Peer Review) die zentrale Dokumentation der prüferischen Tätigkeit dar. Sie sind Basis für die Qualitätssicherung und den Inhalt von Prüfungsberichten jeglicher Art. Der Qualität dieser Unterlagen kommt damit ein erhebliches Gewicht zu, denn die Berichterstattung des Prüfers kann nur so gut sein, wie es die Qualität der Arbeitspapiere zulässt.

Arbeitspapiere und Prüfungsbericht dienen zusammen dem Nachweis, dass die Abschlussprüfung in Übereinstimmung mit den Prüfungsstandards und den gesetzlichen Anforderungen durchgeführt wurde. Die Prüfungsstandards selbst beinhalten eigentlich keine überbordenden Anforderungen an die Dokumentation, dennoch werden die normierten Dokumentationspflichten seit Einführung des Peer Review sowie des § 321a HGB (Einsichtnahme in den Prüfungsbericht durch Dritte im Insolvenzfall) scheinbar zunehmend extensiv im Sinne von „not documented, not done“ ausgelegt.

 


 

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Skalierbarkeit der Dokumentation

Nach der Verlautbarung des IDW „Hinweise und Beispiele zur Prüfungsdokumentation bei kleinen und mittleren Unternehmen nach ISA und IDW Prüfungsstandards“ ist der Erfahrungshorizont eines unbeteiligten Prüfers Orientierungsgröße für Form, Inhalt und Umfang der Dokumentation. Weniger komplexe Prüfungen werden daher auch eine weniger umfangreiche Dokumentation erfordern. Dabei muss nicht alles dokumentiert werden.

Der Fokus liegt vielmehr auf den Sachverhalten, die ein wesentliches Fehlerrisiko zur Folge haben und den sich daraus ergebenden Prüfungshandlungen und Beurteilungen durch den Prüfer. Es bedarf daher keiner Dokumentation, wenn für ein Prüffeld keine wesentlichen Risiken festgestellt werden. Es wird nicht notwendig sein, das pflichtgemäße Ermessen darzulegen, wenn in einem Prüffeld nur Standardprüfungshandlungen (z. B. aufgrund der Wesentlichkeit des Postens) durchgeführt werden.

Sofern die Einhaltung einer Anforderung durch sonstige Unterlagen verdeutlicht wird, ist eine explizite Dokumentation der Einhaltung von Anforderungen in den Arbeitspapieren nicht notwendig. Zum Beispiel kann das Vorliegen eines dokumentierten Prüfungsplans nachweisen, dass der Prüfer die Abschlussprüfung angemessen geplant hat. Ein zu den Arbeitspapieren genommenes Auftragsbestätigungsschreiben kann dokumentieren, dass der Abschlussprüfer die Auftragsbedingungen mit dem Mandanten vereinbart hat (vgl. ISA 230.A7).

Umfang der Prüfungsdokumentation und Kanzleiorganisation

Die Form der Dokumentation kann dazu in wesentlichen Teilen durch die Organisation von Kanzlei und Prüfungsteam bestimmt sein. Kein Prüfer ist verpflichtet, Checklisten einzusetzen. Für bestimmte Vorgehensweisen, z. B. zwecks Bestimmung der Wesentlichkeit, dürfen im Kanzleiorganisationshandbuch Vorgaben definiert werden. Besteht das Prüfungsteam aus erfahrenen Mitarbeitern, kann die Dokumentation regelmäßig weniger detailliert ausfallen. Soweit die gesamte Prüfungsarbeit vom verantwortlichen Wirtschaftsprüfer durchgeführt wird, müssen natürlich keine Sachverhalte dokumentiert werden, die nur zur Information anderer Mitglieder des Prüfungsteams Sinn machen, wozu auch Prüfungsanweisungen, Teambesprechungen oder die Überwachung der Auftragsabwicklung gehören.

In diesem Fall bietet es sich an, den Umfang der Prüfungsstrategie, Prüfungshandlungen sowie -dokumentation zusammen in einem einzigen Dokument aufzuzeichnen und mit Querverweisen auf unterstützende Arbeitspapiere zu versehen.

 

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