Prozessanalyse

Analyse komplexer Prozesse

Risiken durch komplexe Geschäftsprozesse in Unternehmen

Betriebswirtschaftliche Prozesse werden heute mit IT-Systemen abgebildet. Innerhalb dieser IT-Systeme erreichen die Geschäftsprozesse eine immer höhere Komplexität. Größere und mittlere Unternehmen sind meistens funktional aufgebaut. Diese Fokussierung auf Funktionen innerhalb einer Organisation kann aber dazu führen, dass Prozesse fragmentiert sind und die Qualität nicht mehr messbar ist. Im Einkaufsprozess beispielsweise ist eine Abteilung für die Bedarfserfassung verantwortlich, eine andere für die Bestellung und wieder eine andere für die Zahlungsabwicklung.

 

 Prozessanalyse - Analyse von Geschäftsvorfällen im operativen Prozess

 

Aufgrund gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben sowie Marktveränderungen müssen Unternehmen stets Anpassungen am laufenden Geschäftsprozess vornehmen. Dies führt dazu, dass der ursprünglich vorgesehene Soll-Prozess häufig nicht eingehalten wird und es eine Vielzahl von unerwünschten Prozessvarianten gibt. Daneben können Abweichungen grundsätzlich auch Ausdruck von Fehlern und Mitarbeiterdelikten (Fraud) sein.

 

Fehlende Transparenz bei Geschäftsprozessen

Die klassischen Ansätze der Prozessanalyse, wie Befragungen, Stichproben, Workshops oder Begehungen stoßen allein aufgrund der hohen Anzahl heutiger Geschäftsvorfälle und Prozessvarianten an ihre Grenzen und sorgen kaum noch für die notwendige Transparenz, um Geschäftsprozesse wirklich analysieren und bewerten zu können.

Diese Undurchsichtigkeit stellt für Unternehmen ein Risiko dar. Durch die Umgehung von Vorgaben und Richtlinien entstehen finanzielle Schäden. Dies können zum Beispiel zu hohe Einkaufspreise durch „wilden Einkauf“ (Maverick Buying) oder unnötige Prozesskosten aufgrund manueller Arbeitsschritte und Nacharbeiten sein. Außerdem steigt das Risiko doloser Handlungen, da eine Entdeckung aufgrund der mangelnden Transparenz nicht befürchtet werden muss.

Wie also können Unternehmen Transparenz in ihre Geschäftsprozesse bringen?

 Vollständige Transparenz durch Process Mining

 Prozessanalyselösung für den P2P-Bereich in Unternehmen: IDEA App Process Mining P2P