Prozessanalyse

Was bedeutet Prozessanalyse?

Prozessanalyse bzw. Geschäftsprozessanalyse umfasst die systematische Suche nach Schwachstellen in Prozessen. Dabei werden Geschäftsvorfälle in Teilprozesse zerlegt mit dem Ziel, die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern, Optimierungspotential zu erkennen und Schwachstellen im Prozess und ggf. auch Fraud auf die Spur zu kommen.
Die Methode ist einfach: Prozesse werden erkannt, modelliert und ausgewertet.

Beispielhafter Prozess in unserem Process Mining Tool.Vorgeschriebene bzw. geplante Soll-Prozesse werden mit den tatsächlich stattfindenden Prozessen abgeglichen und Abweichungen bewertet. Je nach Ergebnis der Bewertung hat die Unternehmensführung die Möglichkeit, interne Abläufe gezielt anzupassen, Prozesse zu optimieren und auf diese Weise die Kosteneffizienz und Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens zu steigern.

Geschäftsprozessanalyse in der Praxis

Betriebswirtschaftliche Prozesse werden heute mit IT-Systemen abgebildet. Innerhalb dieser IT-Systeme erreichen die Geschäftsprozesse eine immer höhere Komplexität. Größere und mittlere Unternehmen sind meistens funktional aufgebaut. Diese Fokussierung auf Funktionen innerhalb einer Organisation kann aber dazu führen, dass Prozesse fragmentiert sind und die Qualität nicht mehr messbar ist.

Fehlende Transparenz bei Geschäftsprozessen

In jedem Unternehmen gibt es Vorgaben für den Ablauf von Geschäftsprozessen (etwa im Einkauf oder Verkauf). In der Praxis ist es jedoch nicht immer möglich, bei der Prozessmodellierung alle möglichen Prozessvarianten zu definieren. Aufgrund gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben sowie Marktveränderungen müssen Unternehmen zudem stets Anpassungen an laufenden Geschäftsprozessen vornehmen. Dies führt dazu, dass die Prozessdokumentation ggf. nicht auf dem aktuellen Stand ist, der ehemals definierte und vorgegebene Soll-Prozess häufig nicht eingehalten wird und es eine Vielzahl von unerwünschten Prozessvarianten gibt.

 Prozessanalyse in der Praxis – Definition der Elemente eines Prozesses

Die klassischen Ansätze der Prozessanalyse, wie Befragungen, Stichproben, Workshops oder Begehungen stoßen allein aufgrund der hohen Anzahl heutiger Geschäftsvorfälle an ihre Grenzen und sorgen kaum noch für die notwendige Transparenz. Es ist nur schwer möglich, Geschäftsprozesse effizient analysieren und bewerten zu können oder die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien prüfen zu können.

Unnötige Prozesskosten aufgrund von manuellen Arbeitsschritten und Nacharbeiten entstehen. Außerdem steigt das Risiko von dolosen Handlungen, da eine Entdeckung aufgrund von mangelnder Transparenz nicht befürchtet werden muss. Diese Undurchsichtigkeit und Intransparenz stellt für Unternehmen ein hohes/großes Risiko dar. Erhebliche finanzielle und immaterielle Schäden entstehen, aber auch Reputationsverlust drohen.

Wie also können Unternehmen Transparenz in ihre Geschäftsprozesse bringen? Welche Methoden oder Tools zur Prozessanalyse gibt es?

 Vollständige Transparenz durch Process Mining!