Tax Compliance Management-System: So erfüllen Sie die GoBD!

Als Unternehmen müssen Sie Maßnahmen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie zur Vermeidung von Fehlern in Steuererklärungen vorsehen. Ihre Ausgestaltung sollte allerdings unter GoBD-Gesichtspunkten hinterfragt werden. Zudem wird es häufig notwendig sein, weitere spezielle Kontrollen sowie eine hinreichende Verfahrensdokumentation zu ergänzen, um das Risiko eines Vorwurfs der Steuerhinterziehung zu vermeiden.

Definition von internen Kontrollen für GoBD-Zwecke – aber wie?

Eine andere Fragestellung, die Sie als Unternehmen klären müssen, betrifft die Angemessenheit der Kontrollen (design effectiveness): Welche Kontrollen werden im Tax-Bereich benötigt und wie sollen diese steuerlichen Kontrollen aussehen? Die passende Software, das passende Tax Compliance Management System (Tax CMS), kann Ihnen und Ihrem Unternehmen genau diese Entscheidung – zumindest in einem gewissen Rahmen – abnehmen, indem sie u. a. ein vordefiniertes Set an Prüfungsschritten bereitstellt. Der Vorteil eines Tax CMS für Sie: Nach der Implementierung  können Sie einfach die benötigten Kontrollschritte für die Prüfung auswählen, ohne selbst viel Arbeit in die Definition der Kontrollen zu investieren.

Die Audicon GmbH als langjähriger Partner der Finanzverwaltung hat hierfür die passenden Lösungen entwickelt.

Definition der Kontrollhäufigkeit – was macht Sinn?

Bei Betrachtung der diversen steuerlichen Vorschriften sind im Unternehmen verschiedene Zeitpunkte für die Durchführung von internen Kontrollen denkbar. Da jedoch z. B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Regel monatlich abzugeben ist, bietet es sich an, entsprechende Kontrollhandlungen ebenfalls im monatlichen Rhythmus durchzuführen. Auf diese Weise können auch Unstimmigkeiten zeitnah erkannt und bereinigt werden.

Audicon Softwarelösungen rund um den Bereich Tax Compliance sind so ausgelegt, dass Sie die steuerlich relevanten Kontrollen in dem für Sie und Ihr Unternehmen relevanten Rhythmus manuell oder automatisiert durchführen können.

Protokollierung der Kontrolldurchführung – nur eine lästige Pflicht?

Die Erfüllung der Dokumentationsanforderungen der GoBD sollten nicht ausschließlich als Pflichtübung abgetan werden. Sie haben vielmehr noch eine weitergehende Bedeutung: Sofern eine abgegebene Steuererklärung unrichtig ist, könnte der Vorwurf im Raum stehen, dass dies fahrlässig oder vorsätzlich erfolgte. Dazu hat die Finanzverwaltung in einem Anwendungserlass zu § 153 der Abgabenordnung klargestellt: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet … kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann …“ (BMF Schreiben vom 23.05.2016).

Das Vorhandensein einer umfassenden Dokumentation dient neben der Erfüllung der Compliance-Richtlinien also auch der Vorbeugung eines Organisationsverschuldens. Dies umfasst zum einen die Protokollierung der Kontrolldurchführung, welche möglichst automatisch erfolgen sollte, so dass sie auch bei Zeitdruck und Stress nicht vergessen werden kann. Zum anderen sind neben den Prozessen der Prüfung auch das eingesetzte ERP-System zu dokumentieren. Dies sollte möglichst mit fachkundiger Unterstützung erfolgen.

Die verschiedenen Software-Lösungen und Dienstleistungen rund um Tax Compliance und die GoBD stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten vor:

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