GoBD

Was sind die GoBD?

Bei den GoBD handelt es sich um die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 14. November 2014). Die GoBD beschreiben die steuerrechtlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten.

 

Entstehungsgeschichte der GoBD

Seit Januar 2015 sind die GoBD von steuerlicher Relevanz für alle Unternehmer, die Daten in elektronischer Form erzeugen. Doch die Grundsätze sind nicht neu: Die GoBD konkretisieren schon bisher bestehende Regelungen und passen diese an die aktuelle Rechtsprechung an.

Vor Einführung der GoBD wurden die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Buchführung durch die GDPdU ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“, BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001) sowie die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“, BMF-Schreiben vom 07. November 1995) definiert.

Wer ist betroffen?

Von den GoBD sind alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen betroffen sowie Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen müssen.

Was bedeuten die GoBD in der Praxis?

Aufgrund der Umstellung der Finanzverwaltung auf digitale Unterlagen gelten gemäß der GoBD konkrete EDV-spezifische technische Anforderungen, um die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auch mit dieser Form der Buchhaltung zu erfüllen.

Demnach müssen Buchungen und Aufzeichnungen nach den GoBD nachvollziehbar beziehungsweise nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Bei Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme müssen Unternehmen sicherstellen, dass einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen, z. B. digitale Belege, danach nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. Dies ist durch ein IKS zu gewährleisten.

Welche Unterlagen sind von den GoBD betroffen?

Nach den GoBD besteht die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation. Der Prüfer muss in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die im DV-System vorhandenen Daten zu verschaffen.

Laut GoBD bezieht sich das Recht auf Datenzugriff auf alle Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu zählen die Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Welche elektronischen Dokumente steuerrelevant sind, muss im Einzelfall entschieden werden.

Die Entscheidung über den Umfang der steuerrelevanten Daten liegt letztendlich im pflichtgemäßen Ermessen des Betriebsprüfers. Die GoBD verpflichten die Unternehmen, diese Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für alle drei Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) kumulativ – nicht etwa nur alternativ – vorzuhalten.

Was passiert nach einer ERP-Systemabschaltung?

Die GoBD gelten auch für Alt-Daten nach einer Systemabschaltung, nach einer Datenmigration auf neue Systeme oder im Falle der Archivierung. Daher müssen Alt-Daten ebenfalls maschinell auswertbar und für alle Arten des Datenzugriffs vorgehalten werden. Für die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer GoBD- konformen Speicherung bzw. Archivierung steuerrelevanter Daten ist der Steuerpflichtige verantwortlich.