GoBD

Rechtliche Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

Was bedeuten die GoBD für ein Unternehmen? Jedes Unternehmen ist aus steuerlichen Gründen dazu verpflichtet, seine Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Ein wichtiger Aspekt dabei sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), z. B. zur Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit und zeitgerechten Buchung von Belegen. Diese Grundsätze ergeben sich in formeller Hinsicht insbesondere aus den §§ 145 bis 147 Abgabenordnung, sowie speziell für Kaufleute aus den §§ 238 ff. HGB. Daneben sind in der Praxis auch die Anforderungen der Finanzverwaltung relevant, namentlich das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

GoBD und das Interne Kontrollsystem (IKS)

Mit den GoBD, die seit 2015 die GDPdU ersetzt haben, werden nicht nur die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung konkretisiert. Vielmehr enthalten die GoBD auch wichtige Aussagen für die praktische Umsetzung im betrieblichen Alltag.

Eine der zentralen Anforderungen lautet: „Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO … hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren“ (Rd.Nr. 100 GoBD). Kontrollen werden in den GoBD an verschiedenen Stellen – beispielhaft – genannt, hierzu zählen u. a. Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern.

Um seine GoBD-Compliance-Pflicht zu erfüllen, steht ein Steuerpflichtiger demnach vor der Herausforderung, diese Vorgaben richtig zu interpretieren. Dabei stellt auch der Umfang der Kontrollen einen wichtigen Aspekt dar, welche von Firma zu Firma unterschiedlich sind. Maßgeblich sind einerseits externe Rahmenbedingungen wie etwa Branchenzugehörigkeit oder der Aktionsradius im In- und Ausland. Andererseits spielen interne Faktoren wie Unternehmensgröße und -struktur ebenfalls eine wichtige Rolle.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Ein in der Praxis immer wichtiger werdender Punkt stellt die Dokumentationsanforderung dar, und zwar in zweierlei Hinsicht:

  • Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der vorzuhaltenden Verfahrensdokumentation (siehe RdNr. 102 GoBD).
  • Die Durchführung der Kontrollen selbst ist zu protokollieren (siehe Rd.Nr. 100, Satz1 GoBD).

Für die Praxis stellt sich also dem Steuerpflichtigem zum einen das Problem, dass die verschiedenen Arten von Kontrollen vollständig, schlüssig, übersichtlich und verständlich beschrieben sein müssen. Zum anderen – und dies ist sicherlich noch wesentlich aufwändiger in der Realisierung – muss nachgewiesen werden können, dass die internen Kontrollen tatsächlich und in angemessenen Zeitabständen durchgeführt wurden.

Wie also können Unternehmen praxisgerecht und mit vertretbarem Aufwand GoBD-Compliance erreichen?

Steuerliches IKS: So erfüllen Sie die GoBD!
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