Digitale LohnSchnittstelle

Digitale LohnSchnittstelleDigitale LohnSchnittstelle (DLS): ein Muss für alle Hersteller von Lohnsoftware

Bislang genügte es bei Außenprüfungen, wenn die im Unternehmen eingesetzte Lohnsoftware den Datenexport im Beschreibungsstandard ermöglichte. Was aber müssen Hersteller und Anwender von Lohnsoftware beachten, wenn sich die Anforderungen für die Bereitstellung der Daten verändern?

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 17.06.2016 ist nun eine seit 2011 bestehende Empfehlung der Finanzbehörden zur Pflicht geworden. Ab dem 1. Januar 2018 muss das System zur amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Übergabe der im Lohnkonto aufgezeichneten Daten über die so genannte „Digitale LohnSchnittstelle“ verfügen.

Hersteller von Lohn- & Gehaltssoftware und ihre Anwender haben nun ein Jahr Zeit alle Vorkehrungen zu treffen, um sicherzustellen, dass sie die steuerlich relevanten Daten über die Digitale LohnSchnittstelle zur Verfügung stellen können.

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Hintergrund zur Digitalen LohnSchnittstelle

Die DLS ist eine Schnittstellenbeschreibung für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers zur Übergabe an den Lohnsteuer-Außenprüfer. Sie soll sicherstellen, dass die Dateien und Datenfelder

  • einheitlich strukturiert und bezeichnet
  • gemäß den Anforderungen der GDPdU/GoBD
  • unabhängig vom Softwareprogramm des Arbeitgebers

bereitgestellt werden können.

Die Finanzverwaltung stellt eine technische Beschreibung der Digitalen LohnSchnittstelle zur Verfügung, allerdings gibt es keine Muster- oder Testdaten seitens der Finanzverwaltung: „Die Prüfung der Lauffähigkeit kann nur im Rahmen von konkreten Prüfungen festgestellt werden.“

 

Welche Konsequenzen folgen für Hersteller, wenn die Validität der DLS nicht sichergestellt ist?

Anders als dem Steuerpflichtigen, der die GoBD-konforme Bereitstellung der Lohndaten gewährleisten muss, drohen Herstellern keine rechtlichen Folgen. Allerdings können Anwender Schadensersatz fordern, wenn der Hersteller die DLS-Validität bestätigt, diese bei der Prüfung aber nicht gegeben ist. Um eine solche Situation zu vermeiden, sollten sich Hersteller – und Anwender – frühzeitig mit der Digitalen LohnSchnittstelle auseinandersetzen und die nötigen Anpassungen vornehmen.

So gewährleisten Sie den Datenexport über die Digitale LohnSchnittstelle

 

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