GDPdU

Was sind die GDPdU?

Bei den GDPdU handelt es sich um die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“ (BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001). Die GDPdU galten von 2002 bis Ende 2014.

 

Entwicklung der GDPdU

Mit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 traten die GDPdU im Januar 2002 in Kraft. Abgelöst wurden sie im Januar 2015 durch die GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", BMF-Schreiben vom 14. November 2014). Diese ersetzten zudem die seit November 1995 bestehenden GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“, BMF-Schreiben vom 07. November 1995).

Welche Dokumente waren von den GDPdU betroffen?

Steuerlich relevant für die Betriebsprüfung sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind, z. B. Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Alle relevanten Daten waren im Sinne der GDPdU digital vorzuhalten. Im Einzelfall lag die Entscheidung über die steuerliche Relevanz der betroffenen Daten im Ermessen der Betriebsprüfer.

Wie greift der Betriebsprüfer auf digitale Daten zu?

Der Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung hat die drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 (Unmittelbarer Datenzugriff, Mittelbarer Datenzugriff und Datenträgerüberlassung) für die Prüfung von Unternehmen zur Auswahl. Diese können sowohl alternativ als auch kumulativ verwendet werden. Um die Erfüllung der GDPdU-Anforderungen hinsichtlich des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für Unternehmen zu vereinfachen, wurde der Beschreibungsstandard entwickelt.