Digitale Betriebsprüfung

Historie der digitalen Betriebsprüfung

Mit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 hat die deutsche Finanzverwaltung ihre Prüfer zur Durchführung der Steuerprüfung mit der Prüfsoftware IDEA ausgestattet. Heutzutage ist praktisch jede Betriebsprüfung digital, diesem Compliance-Thema kann sich – auch aufgrund des angedrohten Verzögerungsgeldes (§ 146 Abs. 2b AO) – kein Unternehmen verschließen.

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit Januar 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen.

Welche Daten sind von steuerlicher Relevanz für die Außenprüfung?

Im Grundsatz gilt: Steuerlich relevant sind Daten für die Betriebsprüfung immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Hierzu zählen in jedem Fall Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Aber auch andere digitale Unterlagen können als steuerlich relevant eingestuft werden. Welche Daten darunter fallen, muss im Einzelfall entschieden werden. Die betroffenen Daten müssen über einen aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für die digitale Betriebsprüfung vorgehalten werden.

Einen abschließenden Katalog steuerrelevanter Daten gibt es nicht. Soweit Kataloge mit relevanten Tabellen erstellt oder Datenexporte inhaltlich vorkonfiguriert werden, handelt es sich immer nur um unverbindliche Vorschläge.

Wie kann die Betriebsprüfung digital durchgeführt werden?

Der Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung hat drei Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) für die Prüfung von Unternehmen zur Auswahl:

  • Z1: Unmittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff auf das EDV-System des geprüften Unternehmens)
  • Z2: Mittelbarer Datenzugriff (maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nach Vorgaben des Prüfers)
  • Z3: Datenträgerüberlassung (Überlassung aller gespeicherter Unterlagen sowie Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen auf einem geeigneten Datenträger – etwa CD-ROM oder DVD)

Diese können sowohl alternativ als auch kumulativ verwendet werden. Um die Bereitstellung der GoBD-konformen Daten für Unternehmen zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung zusammen mit Audicon den Beschreibungsstandard entwickelt.

Damit die erforderlichen Daten im Beschreibungsstandard aus dem Kassen- oder ERP-System exportiert werden können, muss das System über eine entsprechende GoBD-Schnittstelle verfügen. Nur dadurch wird gewährleistet, dass der Prüfer die steuerlich relevanten Daten lückenlos in die Software IDEA importieren konnte.