Digitale Betriebsprüfung (GoBD/GDPdU)

Seit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 sind einige Prüfungszyklen vergangen – für die Finanzverwaltung Zeit genug, die Ausbildung der Prüfer in IDEA und AIS TaxAudit Professional abzuschließen und umfänglich Erfahrungen zu sammeln. Praktisch jede Betriebsprüfung ist heutzutage digital, diesem Compliance-Thema kann sich – auch aufgrund des angedrohten Verzögerungsgeldes (§ 146 Abs. 2b AO) – kein Unternehmen verschließen.

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen.

 

Hintergrund GoBD, GDPdU und GoBS

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 14.11.2014). Die GoBD ersetzen die GDPdU und die GoBS.

Bei den GDPdU handelt(e) es sich um die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen des Bundesministeriums der Finanzen“ (BMF-Schreiben vom 16.07.2001).

GoBS steht für „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (BMF-Schreiben vom 07.11.1995).

 

Digitale Unterlagen: Diese Unterlagen sind von den GoBD betroffen

Nach den GoBD besteht die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation. Der Prüfer muss in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhandenen Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen).

Laut GoBD bezieht sich das Recht auf Datenzugriff auf alle Daten, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu zählen die Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Welche Daten steuerrelevant sind, muss im Einzelfall entschieden werden. Einen abschließenden Katalog steuerrelevanter Daten gibt es nicht. Soweit Kataloge mit relevanten Tabellen erstellt oder Datenexporte inhaltlich vorkonfiguriert werden, handelt es sich immer nur um unverbindliche Vorschläge.

Die Entscheidung über den Umfang der steuerrelevanten Daten liegt letztendlich im pflichtgemäßen Ermessen des Betriebsprüfers. Die GoBD verpflichten die Unternehmen, diese Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für alle drei Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) kumulativ – nicht etwa nur alternativ – vorzuhalten.

 

ERP-Systemabschaltung

Die GoBD gelten auch für Alt-Daten nach einer Systemabschaltung, nach einer Datenmigration auf neue Systeme oder im Falle der Archivierung. Daher müssen Alt-Daten ebenfalls maschinell auswertbar und für alle Arten des Datenzugriffs vorgehalten werden. Für die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen einer GoBD- konformen Speicherung bzw. Archivierung steuerrelevanter Daten ist der Steuerpflichtige verantwortlich.

Die notwendigen Überlegungen dazu sollten frühzeitig angestellt werden, solange noch Handlungsalternativen bestehen. Sind die Daten erst einmal aus dem Produktivsystem ausgelagert, ohne dass zuvor entsprechende Vorkehrungen getroffen wurden, ist es oft nicht mehr möglich, die von der Finanzverwaltung geforderte maschinelle Auswertbarkeit herzustellen. Zeitnahes Handeln sichert Ihre Compliance und vermeidet ein Verzögerungsgeld (siehe auch: Auswertbares Archiv).

 

Den Beschreibungsstandard sicherstellen

Audicon GmbH - digitale Betriebsprüfung - GoBD/GDPdU

Die Finanzverwaltung hat sich 2002 für die bundesweite Einführung von IDEA und AIS TaxAudit Professional entschieden, um die Verarbeitung und automatische Analyse der vom Steuerpflichtigen im Format des Beschreibungsstandards gelieferten steuerrelevanten Daten sicherzustellen (siehe auch: Zugriffsart Z3). Für die Erfüllung von Z1 und Z2 auch für Alt-Daten bietet Audicon mit AIS TaxMart die von der Finanzverwaltung in Tz. 142 der GoBD ausdrücklich akzeptierte Lösung eines auswertbaren Archivs.

 

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