Data Hub

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Zentrale Aufbewahrung und Verwaltung für alle Altdaten

Ziel: Weniger Komplexität im Management von Altdaten

Altdaten-Management (Data Retention Management) wird nicht erst im Falle der Betriebsprüfung relevant: Bei Systemwechseln und Systemstillegungen (Application Retirement), bei organisatorischen Veränderungen (Stichwort: Carve-Out) und bei der regelmäßigen Archivierung bzw. Auslagerung von Daten aus Operativsystemen sind die regulatorischen Anforderungen auch weiterhin einzuhalten (allen voran: GoBD). Gerade bei heterogenen IT-Landschaften entsteht daher fortlaufend Aufwand für die Aufbewahrung und Bereitstellung von Altdaten.

Eine Lösung für alle Altdaten

Egal woher die Daten kommen – aus ERP- Systemen wie z. B. SAP®, aus CRM-Systemen, E-Mail-Systemen oder digitalen Kassensystemen – eine zentrale Aufbewahrungslösung (Stichwort: Auswertbares Archiv) kann Daten verschiedenster Formate und Quellen aufnehmen und jederzeit in der vorgeschriebenen bzw. gewünschten Form bereitstellen. Alle Fragen rund um das Altdaten-Management werden daher ab dem Zeitpunkt Anschaffung einheitlich gelöst. So vermeiden Sie zusätzliche Kosten und Systembrüche, die entstehen, wenn keine zentrale Lösung verwendet wird.

Zentraler Zugriff, weniger Aufwand, volle Compliance

Ein einheitliches Altdaten-Management reduziert Ihre IT-Komplexität und senkt Ihren IT-Aufwand – sowohl bei jeder Eingabe von Altdaten (z. B. aus Stilllegungen und/oder Auslagerungen) als auch bei jeder Ausgabe bzw. jedem Datenzugriff (zu den Zugriffsarten). Durch die Übernahme der gewohnten Auswertungen, Reports und Views und die Einhaltung des Beschreibungsstandards wird eine vollständige Akzeptanz durch externe Prüfer (insb. Steuerprüfer und andere behördliche Prüfer) sichergestellt. Kein Wunder, dass zunehmend auch Daten aus operativen Systemen in der zentralen Lösung ausgelagert bzw. archiviert werden, um Prüferzugänge zentral zu verwalten und die Ressourcenbelastung der operativen Systeme zu reduzieren.

Worauf achten? Lösungseigenschaften im Überblick

Das Data Hub sichert die Verfügbarkeit der Altdaten für interne und externe Prüfungs- und Recherchezwecke über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum – selbstverständlich unter vollumfänglicher Erfüllung relevanter Compliance-Anforderungen.

Datenaufbewahrung
  • Zentrale Aufbewahrung aller Altdaten aus Systemstilllegungen, Unternehmenspaltungen (Carve-Outs) und regelmäßiger Archivierung
  • Autonome Überführung weiterer Daten in die zentrale Aufbewahrung (Minimierung externer  Unterstützung)
  • Optional: automatische Löschung nach Ablauf
Zugriffsrechte
  • Zentrale Verwaltung der Benutzerrechte für alle Bedarfsanforderer
  • Zugriff nur auf bereitgestellte Daten
  • Gewährleistung des gebotenen Datenschutz
  • GoBD-konforme Datenträgerbereitstellung (Z3)
Berichte
  • Maschinelle Auswertbarkeit gem. § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO (in quantitativer und qualitativer Hinsicht)
  • Abbildung der gewohnten Auswertungen und Reports des Quellsystems
Datenanalyse
  • Automatisierte Validierung bei Dateneingabe
  • Flexible Datenanalyse: Prüfung auf Fraud, Fehler und Ineffizienzen mit den gewohnten IDEA Funktionalitäten
  • Optional: automatisierte Prüfung hinsichtlich definierter Risiken

Audicon – Ihr starker Partner für Datenaufbewahrung und -bereitstellung

Seit über 20 Jahren steht Audicon für einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten und eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit der deutschen Finanzverwaltung in den Bereichen Datenaufbewahrung/-bereitstellung (GDPdU, GoBD, Z1,Z2,Z3) und Datenanalyse (IDEA, AIS TaxAudit).

Die verwendeten Lösungen wurden in Abstimmung mit der deutschen Finanzverwaltung entwickelt und verwenden genau jene Schnittstellen, die Audicon im Auftrag für die deutsche Finanzverwaltung entwickelt hat.

 

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