Beschreibungsstandard

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 nicht nur die gespeicherten steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben. Darüber hinaus sind auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen, beispielsweise zwischen den einzelnen Feldern der eingesetzten Datenbank, auszuhändigen. Dies gilt seit 2015 auch für den Nachfolger der GDPdU – die GoBD

 

Empfehlung der Finanzverwaltung

Um Steuerpflichtigen die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung zusammen mit Audicon eine technische Hilfe, den sogenannten Beschreibungsstandard, entwickelt. Daten, die dem Beschreibungsstandard entsprechen, werden von der Finanzverwaltung im Rahmen einer einseitigen Selbstverpflichtung als maschinell auswertbar akzeptiert. Damit bietet nur der Beschreibungsstandard eine langfristige Investitionssicherheit. Viele Softwarehersteller haben ihre Buchhaltungssysteme um eine Export-Schnittstelle (häufig GDPdU- bzw. seit 2015 GoBD-Schnittstelle genannt) erweitert. Mit ihr können Dateien exportiert werden, die dem Beschreibungsstandard entsprechen.

 

Export im Beschreibungsstandard (GoBD-Export)

Bei einem Export im Beschreibungsstandard werden die Daten, z. B. das Journal und der Kontenrahmen, in einzelne Dateien eines auswertbaren Typs geschrieben (in der Regel ASCII). Diese Dateien enthalten normalerweise selbst keine Strukturinformationen, daher wird eine XML-Datei (index.xml) erstellt, in der die Namen der einzelnen Datendateien und deren Strukturinformationen, wie Spaltenüberschriften, Feldformate etc., enthalten sind. Den Export vervollständigt eine DTD-Datei, die den Aufbau der XML-Datei beschreibt. Alle Dateien des Exports (für eine Periode) liegen zusammen in einem Ordner.

Die Software-Lösung AIS TaxAudit Professional bietet die Möglichkeit, die so erzeugten Dateien in Bezug auf Konformität zum Beschreibungsstandard und technische Fehler zu validieren. Mit AIS TaxMart liefert Audicon zudem die ideale Lösung, beschreibungsstandardkonforme Daten aus einem Archiv zu generieren bzw. Altsysteme GoBD-konform abzuschalten. Für die Bereitstellung steuerrelevanter Daten im Format des Beschreibungsstandards aus SAP®-Systemen sorgt die Software-Lösung SmartExporter.

 

Verarbeitung steuerrelevanter Daten

Die Finanzverwaltung nutzt für die Verarbeitung der vom Steuerpflichtigen im Beschreibungsstandard gelieferten steuerrelevanten Daten die Software-Lösungen AIS TaxAudit Professional und IDEA. Damit können alle Datendateien in einem Schritt in die Prüfsoftware importiert werden. 

 

Konformität zum Beschreibungsstandard

Es ist wichtig zu beachten, dass Konformität zum Beschreibungsstandard immer nur eine technische Sichtweise ist. Die GDPdU-/GoBD-Schnittstelle eines ERP-Systems kann nur sicherstellen, dass der Export maschinell auswertbar ist. Eine inhaltlich-fachliche Definition enthält der Beschreibungsstandard nicht, eine GDPdU-/GoBD-Schnittstelle kann daher nicht gewährleisten, dass der Export dem tatsächlichen Umfang der steuerrelevanten Daten entspricht.

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