Beschreibungsstandard

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 nicht nur die gespeicherten steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen, beispielsweise zwischen den einzelnen Feldern der eingesetzten Datenbank (siehe: „Information zum ‚Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung‘").

 

Empfehlung der Finanzverwaltung

Um Steuerpflichtigen die Erfüllung der GDPdU-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung zusammen mit Audicon eine technische Hilfe, den sogenannten Beschreibungsstandard, entwickelt. Daten, die dem Beschreibungsstandard entsprechen, werden von der Finanzverwaltung im Rahmen einer einseitigen Selbstverpflichtung als maschinell auswertbar akzeptiert. Damit bietet nur der Beschreibungsstandard eine langfristige Investitionssicherheit. Viele Softwarehersteller haben ihre Buchhaltungssysteme um eine Exportschnittstelle (häufig GDPdU-Schnittstelle genannt) erweitert, mittels derer Dateien exportiert werden können, die dem Beschreibungsstandard entsprechen.

 

Export im Beschreibungsstandard (GDPdU-Export)

Bei einem Export im Beschreibungsstandard werden die Daten, z.B. das Journal und der Kontenrahmen, in einzelne Dateien eines auswertbaren Typs geschrieben (in der Regel ASCII). Diese Dateien enthalten normalerweise selbst keine Strukturinformationen, daher wird eine XML-Datei (index.xml) erstellt, in der die Namen der einzelnen Datendateien und deren Strukturinformationen, wie Spaltenüberschriften, Feldformate etc., enthalten sind. Den Export vervollständigt eine DTD-Datei, die den Aufbau der XML-Datei beschreibt. Alle Dateien des Exports (für eine Periode) liegen zusammen in einem Ordner.

Die Software-Lösung AIS TaxAudit Professional bietet die Möglichkeit, die so erzeugten Dateien in Bezug auf Konformität zum Beschreibungsstandard und technische Fehler zu validieren. Mit AIS TaxMart liefert Audicon zudem die ideale Lösung, beschreibungsstandardkonforme Daten aus einem Archiv zu generieren bzw. Altsysteme GDPdu-konform abzuschalten. Für die Bereitstellung steuerrelevanter Daten im Format des Beschreibungsstandards aus SAP®-Systemen sorgt die Software SmartExporter

Verarbeitung steuerrelevanter Daten

Die Finanzverwaltung nutzt für die Verarbeitung der vom Steuerpflichtigen im Beschreibungsstandard gelieferten steuerrelevanten Daten die Software AIS TaxAudit Professional und IDEA, mit deren Hilfe die DTD-Datei gelesen und dann (mittels der index.xml) die einzelnen Daten-Dateien interpretiert werden. 

 

Konformität zum Beschreibungsstandard

Es ist wichtig zu beachten, dass Konformität zum Beschreibungsstandard immer nur eine technische Sichtweise ist. Die GDPdU-Schnittstelle eines ERP-Systems kann nur sicherstellen, dass der Export maschinell auswertbar ist. Eine inhaltlich-fachliche Definition enthält der Beschreibungsstandard nicht, eine GDPdU-Schnittstelle kann daher nicht gewährleisten, dass der Export dem tatsächlichen Umfang der steuerrelevanten Daten entspricht.

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