Application Retirement

Bedeutung der Modernisierung betrieblicher IT-Anwendungen

Systemwechsel, Konsolidierung, organisatorische Veränderung, Modernisierung – Jede IT-Anwendung wird irgendwann obsolet und trägt nicht mehr operativ zum Business bei. Daher stellt sich regelmäßig die Frage: Was soll mit den alten IT-Systemen geschehen? 

Aufbewahrung vs. Systemstilllegung –
ein Widerspruch?

Richtig ist: Gesetzliche und andere Vorschriften verpflichten Sie zur Aufbewahrung relevanter Daten – nicht zum Fortbetrieb überholter Systeme. Dieser feine Unterschied eröffnet Gestaltungsspielräume für Ihre IT-Budgets.

 

Abschalten zur Freisetzung gebundener Budgets

Egal ob SAP®-ERP, andere ERP-Systeme (inkl. Finanz- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft), CRM-Systeme oder Kassensysteme – Der fortlaufende Betrieb von alten IT-Anwendungen, die nicht mehr operativ genutzt werden, verursacht hohe Betriebs- und Wartungskosten – inklusive möglicher Lizenzgebühren, Personalkosten und der Bindung von Personalressourcen. Wer die teilweise sehr hohen Einsparpotentiale realisieren möchte, ist jedoch an die Einhaltung verschiedener Vorschriften gebunden.

 

100% Compliance: Aufbewahrungsvorschriften einhalten

Die Einhaltung der verschiedenen nationalen und internationalen Aufbewahrungsvorschriften liegt in der Verantwortung der Geschäftsleitung. Eine Nichtbeachtung z. B. der steuerrechtlichen Anforderungen (Stichwort: GoBD) kann empfindliche Konsequenzen mit sich bringen – insbesondere Strafzahlungen (z. B. Verzögerungsgeld) und Reputationsverluste.

Mit dem richtigen Projektvorgehen und einer geeigneten technischen Lösung haben Sie die Risiken nach einer Stilllegung jedoch häufig besser im Griff als davor. Der Betrieb überalterter Systeme verursacht nämlich nicht nur unnötig hohe Kosten, sondern auch steigende operative Risiken bis hin zum Verlust von Daten und/oder dem Zugriff auf alte Daten.

 

Alte Daten bereitstellen: Wer benötigt Zugriff?

Neben den Behörden sind auch Ihre eigenen Mitarbeiter an den historischen Daten interessiert:

Zugriffsarten Z1-Z3


Steuerprüfer
und andere behördliche Prüfer haben Anspruch auf (un-)mittelbaren Zugriff oder eine Datenausgabe in spezifizierter Art und Umfang (zu den Zugriffsarten).

Berichte Audicon PoS

 
Fachabteilungen
benötigen weiterhin Zugriff auf alte Datensätze, Dokumente und Geschäftsvorfälle sowie die gewohnten Berichte und Ansichten.

Optimierung


Data Analysts
und Data Scientists möchten aus Ihren historischen Daten Wissen generieren zur Optimierung künftiger Geschäftsentscheidungen.

Revisionssicherheit


Interne Revisoren
verlangen weiterhin Zugriff und gewähren den projektverantwortlichen Fach- und IT-Abteilungen nur im Gegenzug volle Revisionssicherheit.


Idealerweise bestimmen Sie über den gesamten Aufbewahrungszeitraum jederzeit selbst, wer welche Daten betrachten, analysieren und extrahieren darf.

Abschaltung realisieren: das Stilllegungs-Projekt

Ein strukturiertes Projektvorgehen bringt die unterschiedlichen Interessen aller Stakeholder zum Ausgleich: Einsparungsziele, externe Compliance und interne Anforderungen.

Im Ergebnis erhalten Sie ein neues System zur kostengünstigen Aufbewahrung und zuverlässigen Anzeige historischer Daten unter vollständiger Einhaltung interner und externer Anforderungen. Selbstverständlich kann das gleiche System auch Daten aus anderen Abschaltungen (SAP®, Non-SAP®, ERP, CRM etc.) oder weiteren Szenarien aufnehmen (z. B. Carve-Out oder regelmäßige Archivierung).

Audicon – Ihr starker Partner für Stilllegung und Datenbereitstellung

Seit über 20 Jahren steht Audicon für einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten und eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit der deutschen Finanzverwaltung in den Bereichen Datenbereitstellung (GDPdU, GoBD, Z1,Z2,Z3) und Datenanalyse (IDEA, TaxAudit).

Im Rahmen unserer Abschaltungsprojekte bauen wir auf Erfahrungen mit über 100 verschiedenen ERP-Systemen und blicken zurück auf eine lückenlose Bilanz aus zufriedenen Kunden aller Branchen sowie keiner Beanstandung durch Betriebsprüfer.

Mehr erfahren: Webinar „GoBD-konforme Abschaltung von Altsystemen am Beispiel Adecco