Was müssen Sie bei Steuerlichen Kontrollen und Überwachung der Buchführung (GoBD) beachten?

Die GoBD setzen mit dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014  neben grundsätzlichen Anweisungen zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen, beginnend mit der Entstehung eines Beleges bis zu seiner unveränderbaren Verarbeitung im ERP-System, den Schwerpunkt auf die Themen Internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation.

Auch wenn die GoBD keine Gesetzeskraft entfalten, sollte es für Sie, als ordentlicher Kaufmann, angebracht sein, die Einhaltung der GoBD insoweit in Ihr Tax Compliance-Programm aufzunehmen.

Was müssen Sie bei Steuerlichen Kontrollen und Überwachung der Buchführung (GoBD) beachten?

Definierte Kontrollen im Sinne der GoBD – gibt es die?

Die GoBD nennen an verschiedenen Stellen, z. B. in den Randziffern 40 und 100, Kontrollen. Allerdings sollten Sie beachten, dass es sich dabei ausdrücklich nur um Beispiele handelt. Die Kontrollen sind nicht abschließend.

Dennoch sind die hier genannten Beispiele für Sie hilfreich, um Mindestanforderungen an die Kontrolle und Überwachung einer IT-gestützten Buchführung abzuleiten. Die GoBD stellen in Kapitel 3 allgemeine Anforderungen an die Buchführung wie beispielsweise „Vollständige Erfassung der Geschäftsvorfälle“. Diese Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sind dabei so grundsätzlich, dass sich die Frage nach einer Beurteilung des Risikos eines Verstoßes gegen den Grundsatz kaum stellt: Dieses Risiko ist ein Standardrisiko einer jeder Buchführung, ihm ist durch geeignete Maßnahmen im Rahmen des Tax Compliance Management zu begegnen, z. B. durch Ausübung der in GoBD Rz. 40 explizit genannten Kontrollen Lückenanalyse und Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. Soweit diese Kontrollen nicht bereits im ERP-System als präventive Erfassungskontrollen umgesetzt sind, sollten Sie im Nachgang als detektive Kontrollen implementiert werden; hier bietet sich natürlich die Umsetzung mittels Datenanalyse als automatisierte Kontrolle an.

Weitere in den GoBD als Beispiele genannte Kontrollen sind (Auswahl): Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Funktionstrennungen, Abstimmungskontrollen.

Auch dort, wo die GoBD keine Kontrollen als Beispiele nennen sondern nur die Anforderungen an die Buchhaltung formulieren (z.B. zeitgerechtes Buchen, Rz. 45) bzw. für grundsätzliche Anforderungen, auf die in den GoBD nur verwiesen wird, z.B. die besonderen umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten (GoBD Tz. 4, § 22 UStG), können Standardrisiken der Buchführung und an diesen ausgerichtete Kontrollen nach dem gleichen Prinzip abgeleitet werden.

Definierte Kontrollen im Sinne der GoBD – gibt es die?

Risikomanagement im Sinne der GoBD

Neben den sich aus den GoBD ergebenden Standardrisiken sollten die steuerlichen Kontrollen natürlich auch sich aus der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ergebende spezifische Risiken abdecken, die nach den Grundsätzen des Risikomanagements zu identifizieren und zu adressieren sind. Sie sind in einem bargeldintensiven Betrieb tätig? Dann können dies beispielsweise Risiken in Zusammenhang mit der Kassenführung sein. Oder bei international tätigen Unternehmen, können dies Risiken bei der Verwendung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sein. Zudem dürfen weitere Steuerarten wie die Lohnsteuer nicht außer Acht gelassen werden.

Hinsichtlich des so definierten Kontrollumfangs ist es oftmals günstiger, detektive Kontrollen mit externen Datenanalysetools wie z. B. der IDEA App GoBD durchzuführen, als in einem oftmals aufwendigen IT-Projekt prozessintegrierte Kontrollen im ERP-System selbst umzusetzen.

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO sollten Sie zudem sicherstellen, dass die Einrichtung und Ausübung der Kontrollen zu protokollieren ist (GoBD Rz. 100). Diese Dokumentation bildet zusammen mit der Dokumentation der steuerrelevanten Prozesse und einer Dokumentation des ERP-Systems die sogenannte Verfahrensdokumentation (siehe GoBD Rz. 151 ff.).

Risikomanagement im Sinne der GoBD

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