Process Mining mit IDEA (im Beschaffungsprozess / P2P)

Webinar

Warum Process Mining? Wissen Sie, wie der Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay) bei Ihnen wirklich läuft? Betriebswirtschaftliche Prozesse werden durch Software abgebildet. Dabei werden Daten erzeugt, in denen jede Prozessaktivität Spuren hinterlässt. Process Mining ist eine Technik, die aus diesen Spuren alle Prozessaktivitäten und -pfade rekonstruiert

Erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar Process Mining mit IDEA“ wie Sie mittels Process Mining die Prozesse in Ihrem Unternehmen in der Realität nachvollziehen können – ohne Befragungen oder Stichproben, in allen tatsächlichen Prozessvarianten des Purchase-to-Pay-Prozesses (P2P)

Die Referenten Sebastian Walter (Celonis SE) und Zoran Jotanovic (Audicon GmbH) geben in circa 60 Minuten einen Überblick über die Technik und Prozessvarianten und zeigen Ihnen, wie Sie den Einkaufsprozess in Ihrem SAP®-System auf Knopfdruck visualisieren, interaktiv erforschen und Abweichungen von den geltenden Regeln identifizieren können.

Zur Webinar-Aufzeichnung Process Mining mit IDEA


Vorschau

Ein kleiner Ausblick auf das, was Sie in der Webinaraufzeichnung erwartet:



Inhalte

  • Datenbeschaffung aus SAP®
  • Datenimport und -aufbereitung
  • Prozess und Prozessvarianten erforschen
  • Selektion der Daten und Prozesselemente
  • Auffällige Prozessvarianten ermitteln



Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an alle interessierten Anwender aus den Bereichen Audit, Risk und Compliance, die z. B. im Rahmen der Risikoermittlung oder Vorprüfung Prozessabläufe sehen möchten, ohne dafür Befragungen und Stichproben durchzuführen oder sich detailliert mit dem SAP® Datenmodell auseinandersetzen zu müssen.



Die Referenten

Sebastian WalterSebastian Walter

Sebastian Walter ist Vice President Partner Management bei der Celonis SE. Seine Aufgabenbereiche umfassen die Akquise, Unterstützung und den Support von Celonis Partnern. Auf die Verknüpfung von branchenspezifischem Expertenwissen des Celonis Partner Netzwerks mit der innovativen Process Mining Technologie von Celonis legt er besonderen Wert.

 

 

Zoran JotanovicZoran Jotanovic

Zoran Jotanovic betreut als Sales Manager schwerpunktmäßig die Revisionkunden der Audicon GmbH. Er stellt Lösungskonzepte zur Datenanalyse vor und erarbeitet gemeinsam mit Kunden Strategien, um möglichst wirkungsvoll und kosteneffizient Analysetätigkeiten durchzuführen und so den berufsrechtlichen Vorgaben zu entsprechen.


 

Video-Transkription der Vorschau

Zoran Jotanovic:

[...] wir stellen Ihnen das neue Modul Process Mining mit IDEA vor.
Eine neue Art der Datenanalyse: Während wir bisher immer Data Mining betrieben haben, geht es jetzt tatsächlich darum, Ihnen die Möglichkeiten des Process Minings, der visuellen Art der Datenanalyse vorzustellen.[...]

Sie haben Bedarfsträger, der Bedarf wird ermittelt, eine Freigabe oder ein Beschaffungsantrag werden angelegt [...]

Ich zeige jetzt einfach mal, wie der Prozess innerhalb des Einkaufs typischerweise aussieht:


Idealtypischer Einkaufsprozess P2P


Die Bestellung wird gebucht, dann geht es weiter zum externen Lieferanten – beim Lieferanten gibt es natürlich auch Prozessschritte, die wir aber nicht in unserem System haben.
Dann kommt der Wareneingang: die Ware wird gebucht, der Wareneingang wird gebucht und, nach Verschicken der Rechnung, wird die Rechnung erfasst und gebucht. Schließlich dann auch die Zahlung angewiesen.

So sollte es sein, das wäre schön. Und wenn es immer in 100% der Fälle genauso laufen würde, dann bräuchte man wahrscheinlich auch gar keine Interne Revision.

Tatsächlich wäre es doch gerade für Sie, als Revisor, sehr spannend, einfach mal zu schauen, wie es denn tatsächlich bei Ihnen läuft – wie ist die IST-Situation, auch ganz unabhängig von einzelnen Personen?

Wenn Sie in eine Prüfung gehen und den Prozessverantwortlichen fragen: ‚Wie sieht es denn da gerade bei Ihnen aus, in Ihrem Prozess, läuft da alles?‘, dann werden wahrscheinlich nicht sehr viele Prozessverantwortliche von sich aus sagen ‚Ja, bei uns geht alles drunter und drüber‘, sondern eher ein sehr subjektives Bild abgeben. [...]"

Was ist Process Mining?:

"Was macht Process Mining überhaupt? Es geht zunächst einmal darum, zu verstehen, dass innerhalb von SAP® sämtliche Tätigkeiten, die Sie durchführen, in einem Prozess-Workflow durchgeführt werden.Process Mining - Digitale Fußspuren in SAP®

D.h. alles, was Sie tun, wird in SAP® irgendwo dargestellt und damit hinterlassen Sie digitale Fußspuren.

Es wird in SAP® gespeichert, zu welcher Zeit Sie oder ein Kollege etwas gemacht haben und was für eine Art von Aktion durchgeführt wurde.  Zudem erfolgt auch immer eine Zuordnung in Form einer ID.

D.h. die Daten sind in Ihrem System vorhanden und Process Mining ist jetzt genau die Lösung, die diese Daten zusammenfasst, aggregiert und sehr transparent darstellt.

Sie sehen auf der linken Seite schon mal eine kleine Vorschau: Sie erkennen also sofort, wie es denn tatsächlich aussieht.
Die digitalen Fußspuren werden also visualisiert. [...]"

 

Sebastian Walter:

[...] Ich blende jetzt einfach die zweithäufigste Variante ein – wir sehen: Das Prozessschaubild verändert sich ein bisschen: es kommt ein neuer Pfeil dazu, ich sehe, dass 38.000 Bestellpositionen einen anderen Pfad nehmen.


Process Mining - StandardprozessProcess Mining - zweithäufigste Variante


Ich kann es auch animieren, d. h. man sieht sehr schön, dass der Prozessfluss ein bisschen ein Anderer ist: Der erste Schritt 'Lege Bestellanforderung an' wird übersprungen.

Im selben Stil können wir uns die dritthäufigste Variante einblenden. Die ist insofern spannend, als da eine neue Aktivität hinzugekommen ist. Diese war zuvor ausgeblendet, weil sie nicht so häufig vorkommt - jetzt sehen wir sie:

Process Mining - KPI DurchlaufzeitSie heißt 'Ändere Preis'. D.h. nachdem die Bestellung versandt wurde, wird im System nochmal der Preis geändert.
Das kann auch verschiedenste Gründe haben, z. B. waren meine Stammdaten nicht richtig gepflegt oder der Lieferant schickte nochmal einen neuen Preis.
Aber: ich habe hier jetzt diese Auffälligkeit und kann ihr entsprechend nachgehen. Ich kann im Fachbereich auch mal eine Frage stellen, etwa 'wie machen Sie Ihr Lieferanten-Management?', um solche Preisänderungen möglichst gering zu halten.
Denn das hat nicht nur Auswirkungen auf die Effizienz des Fachbereiches, dass er eben damit Aufwand hat, sondern auch auf meine Durchlaufzeit:

Ich ändere jetzt hier mal die KPI, die im Prozessgraphen angezeigt wird. Wir hatten die Zahl der Bestellpositionen gesehen, die einen gewissen Weg nehmen, ich kann aber genauso gut die durchschnittliche Durchlaufzeit anzeigen lassen.

Wir können jetzt hier sehr schön sehen: Von dem Schritt 'Sende Bestellung' zum 'Wareneingang' haben wir eigentlich im Schnitt 8 Tage.
Wenn ich jetzt aber die Preisänderung habe, dann vergehen erstmal 7 Tage bis zu dieser Preisänderung, danach dauert es nochmal zusätzlich 10 Tage bis zum Wareneingang.
Wir können so sehr schön quantifizieren: diese 37.000 Preisänderungen verzögern meinen Prozess im Schnitt um je mehr als eine Woche.[...]

Ich kann auch den anderen Weg gehen und sagen 'Heute gucke ich mir eine besondere Einkaufsorganisation an' z. B. die USA, weil in Deutschland ein externer Wirtschaftsprüfer ist und sehe dann den Prozess auch nur noch so, wie er in den USA stattfindet:


Process Mining - Prozess Explorer


Hier sind nun einige andere Varianten, die Auftragsbestätigung kommt früher. Rechts selektiere ich mir, was ich sehen möchte und schaue dann links im Prozess wie es dort aussieht.

Ich kann eine spezielle Analyse einfach mal vorkonfigurieren. Das Thema dieser Analyse ist jetzt tatsächlich spezifischer, d. h. wir schauen jetzt genau auf die Fälle, wo ich eine Rechnung habe, bevor eine Bestellung auftritt:


Process Mining - P2P Rechnung vor Bestellung


Ich sehe jetzt hier, betroffen sind 19.000 Bestellpositionen und der Bestellwert sind 56 Millionen €. Ich sehe eine Quote, d.h. 7 Prozent meiner Bestellvorgänge sind davon betroffen. [...]"

Die gesamte Webinar-Aufzeichnung finden Sie unten.

 


 

Webinar verpasst? Kein Problem – die Aufzeichnung steht für Sie bereit!

Derzeit bieten wir leider keine neuen Termine für das Webinar an. Gerne können Sie sich jedoch die Aufzeichnung des Webinars ansehen und sich so über Process Mining mit IDEA und die neuen Funktionen für intuitive Datenanalyse informieren.*

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Zur Webinar-Aufzeichnung "Process Mining mit IDEA"

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Die Fakten im Überblick

  • Termin: Freitag, 20.01.2017 von 11.00 – 12.00 Uhr
  • Webinardauer: ca. 60 Minuten
  • Teilnahmegebühr: kostenlos
  • Schulungsort: An dem Webinar können Sie ganz bequem von Ihrem Büro aus teilnehmen. Sie benötigen lediglich einen Computer, einen Internet-Zugang, ein Telefon/Headset und gegebenenfalls einen Beamer (falls mehrere Personen teilnehmen).
  • Zusatzinformation: Das Webinar wird aufgezeichnet und steht Interessierten im Anschluss zur Ansicht zur Verfügung.